Exchange-Mailorganisation mit klaren Regeln verbinden
Exchange unterstützt die Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten. Klären Sie zunächst Ihre Betriebsform: Exchange Online ist ein von Microsoft gehosteter Dienst. Bei einem selbst betriebenen Exchange Server müssen Zuständigkeiten für Betrieb und Wartung festgelegt sein. Outlook ist ein möglicher Client; verfügbare Funktionen hängen von Ihrer Umgebung und Lizenzierung ab.
Postfächer organisieren, Aufbewahrung getrennt planen
Ordnen Sie gemeinsame Postfächer, Vertretungen und Zugriffe nach Ihrem Arbeitsablauf. Verwenden Sie verständliche Ordner und prüfen Sie Regeln zunächst an wenigen Nachrichten. Löschen Sie ältere E-Mails nicht pauschal zum Aufräumen. Stimmen Sie Aufbewahrung, Archivierung und Löschung mit den freigegebenen Vorgaben Ihres Unternehmens ab. Microsoft empfiehlt für die Aufbewahrung und Löschung in Microsoft365 die passenden Purview-Richtlinien und Bezeichnungen; MRM erfüllt einen anderen Verwaltungsumfang und ersetzt diese Abstimmung nicht.
Zugriff und Wiederherstellung überprüfbar machen
Dokumentieren Sie, wer Postfächer verwaltet und welche Geräte zugreifen dürfen. Prüfen Sie verfügbare Schutzfunktionen und deren Einstellungen für Ihre konkrete Betriebsform. Ein allgemeines Versprechen, Datenverlust oder Angriffe auszuschließen, lässt sich daraus nicht ableiten. Vereinbaren Sie einen überprüfbaren Wiederherstellungsablauf und testen Sie die vorgesehenen Schritte im freigegebenen Rahmen.
Ihr nächster Schritt
Sie möchten Ihre Exchange-Postfächer oder Betriebsform neu ordnen? Beschreiben Sie Ihre Ausgangssituation und die gewünschte Zusammenarbeit. Nutzen Sie das Kontaktformular oder rufen Sie 089741206-0 an. Informationen zur Exchange-Beratung helfen bei der Einordnung Ihres Vorhabens.
