Die Anforderungen an die Konferenzsysteme haben sich seit der Corona-Krise einem enormen Wandel unterworfen. Die Flexibilität stellt eine extreme Herausforderung dar. Durch die unterschiedlichen Systeme wie Teams, WebEx, Zoom, Skype und GoToMeeting – um hier nur einige zu nennen – muss das System Einladungen verschicken und empfangen können. Proprietäre Systeme können diese Vielfalt der Anforderungen nicht mehr abdecken.
Die Einbindung von Satelliten-Speakerphones für einen optimalen Raumklang ohne störende Kabel oder Autofocus-Roomcams müssen den Anforderungen gerecht werden. Ob Wand-Systeme oder mobile Fahrgestelle zum Einsatz kommen, muss vorab mit den Kunden abgeklärt werden. Meist ist ein Konferenzsystem eine individuell abgestimmte Einheit und bedarf einer vernünftigen Planung.
Der Wandel der Konferenzsysteme seit der Pandemie
Vor Corona waren Konferenzsysteme oft auf fest installierte Hardware in Meetingräumen beschränkt. Heute muss die Technik viel mehr können: Sie soll nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen wie Teams, Zoom, WebEx oder Skype wechseln, ohne dass Nutzer stundenlang mit Einstellungen kämpfen müssen. Die Zeiten, in denen proprietäre Systeme ausreichten, sind vorbei – heute zählt Interoperabilität.
Die Herausforderung: Flexibilität und Kompatibilität
Stell dir vor, du hast ein wichtiges Meeting mit internationalen Partnern. Einige nutzen Zoom, andere bevorzugen Microsoft Teams, und wieder andere sind nur per Telefon zugeschaltet. Ein gutes Konferenzsystem muss all das können – Einladungen verschicken, unterschiedliche Plattformen unterstützen und trotzdem eine kristallklare Ton- und Bildqualität liefern.
Die richtige Audio-Lösung: Satelliten-Speakerphones für perfekten Klang
Wer schon einmal in einem schlecht ausgestatteten Konferenzraum gesessen hat, kennt das Problem: Hall, Echo, undeutliche Stimmen. Moderne Speakerphones wie die von Jabra, Yealink oder Poly setzen auf raumfüllenden Klang ohne störende Kabel. Mit Technologien wie Noise-Cancelling und Beamforming-Mikrofonen filtern sie Hintergrundgeräusche heraus und sorgen dafür, dass jeder Wort verstanden wird – egal wo im Raum man sitzt.
Videoqualität, die überzeugt: Autofocus-Roomcams
Nicht nur der Ton, auch das Bild muss stimmen. Autofocus-Roomcams wie die Logitech MeetUp oder die Cisco WebCam Pro passen sich automatisch an die Raumgröße an und zoomen auf die sprechende Person. Kein Wackeln, kein unscharfes Bild – einfach professionelle Qualität, ohne dass man manuell nachjustieren muss.
Fest installiert oder mobil? Die Wahl des richtigen Setups
Nicht jedes Unternehmen braucht dasselbe Konferenzsystem. Während große Firmen oft auf feste Wandinstallationen setzen, bevorzugen andere mobile Lösungen auf Fahrgestellen, die sich flexibel von Raum zu Raum bewegen lassen. Die Entscheidung hängt von Faktoren wie Raumgröße, Nutzungshäufigkeit und Budget ab.
Individuelle Planung: Kein Konferenzsystem von der Stange
Ein Konferenzsystem ist wie ein Maßanzug – es muss perfekt zum Unternehmen passen. Bevor eine Lösung angeschafft wird, sollten folgende Fragen geklärt sein:
- Soll das System auch für Webinare oder große virtuelle Events genutzt werden?
- Wie viele Teilnehmer sollen gleichzeitig zugeschaltet werden?
- Welche Plattformen werden genutzt?
- Braucht man zusätzliche Features wie digitale Whiteboards oder Aufzeichnungsfunktionen?
Die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen
Nichts ist ärgerlicher, als ein neues Konferenzsystem zu kaufen – und dann festzustellen, dass es nicht mit der vorhandenen IT zusammenarbeitet. Deshalb ist es wichtig, auf Kompatibilität mit bestehenden Netzwerken, Firewalls und Endgeräten zu achten. Cloud-basierte Lösungen sind hier oft die flexibelste Wahl.
Sicherheit: Ein oft unterschätzter Faktor
Video-Konferenzen sind ein beliebtes Ziel für Hackerangriffe. Ein sicheres System sollte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Passwortschutz und wartungsfreundliche Updates bieten. Besonders in sensiblen Branchen wie Finanzen oder Gesundheitswesen ist das ein Muss.
Benutzerfreundlichkeit: Technik, die einfach funktioniert
Die beste Technik nützt nichts, wenn sie zu kompliziert ist. Ein gutes Konferenzsystem sollte so intuitiv sein, dass auch weniger technikaffine Kollegen problemlos Meetings starten können. Touch-Displays, Sprachsteuerung und Plug-and-Play-Funktionen machen den Einstieg leicht.
Kostenfaktor: Was ist ein Konferenzsystem wirklich wert?
High-End-Lösungen können schnell fünfstellige Summen kosten – aber nicht jedes Unternehmen braucht die Premium-Variante. Wichtig ist, eine Balance zwischen Qualität und Budget zu finden. Manchmal reicht ein mittelpreisiges System mit den wichtigsten Funktionen völlig aus.
Zukunftssicher investieren: Skalierbarkeit und Updates
Die Technik entwickelt sich rasant weiter. Ein Konferenzsystem sollte nicht nur heute, sondern auch in fünf Jahren noch up to date sein. Modular aufgebaute Systeme, die sich nachrüsten lassen, oder Software-Updates, die neue Funktionen bringen, sind hier die beste Wahl.
Fallstricke bei der Anschaffung vermeiden
Es gibt einige typische Fehler, die Unternehmen beim Kauf von Konferenzsystemen machen:
- Zu wenig auf Kompatibilität achten
- Die tatsächlichen Nutzerbedürfnisse ignorieren
- Am falschen Ende sparen (z. B. bei Mikrofonen oder Kameras)
- Nicht auf zukünftige Anforderungen vorbereitet sein
Rufen Sie uns noch heute an, network4you (Systemhaus München), und lassen Sie uns besprechen, wie wir am besten zusammenarbeiten können, um Ihre informationstechnologischen Systeme zu reformieren.
