Archivieren Sie Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften? Der Umgang mit Geschäftsdokumenten unterliegt in Deutschland strengen Regelungen: nach den Richtlinien des HGB, den GoBD und weiteren steuerrechtlichen sowie handelsrechtlichen Vorgaben sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Daten revisionssicher zu archivieren.
Eine Unzulänglichkeit kann zu Bußgeldern in Millionenhöhe führen. Doch die Umsetzung aller Vorgaben stellt Unternehmen jeder Größe vor beachtliche Herausforderungen:
Die Sicherstellung von Compliance, Umstellung der IT-Struktur und neue Arbeitsabläufe kosten viel Zeit und Geld. Doch das können Sie sich sparen: FileLock bietet Ihnen eine einfache, flexible und kostengünstige Lösung. Was für die Daten in den Filesystemen gilt, so muss diese auch bei den Mail-Systemen angewendet werden. Wird der Prozess auf digitale Dokumente umgestellt, so müssen auch diese archiviert werden.
HGB, GoBD & Co.: Die Spielregeln der Archivierung
In Deutschland gibt es kein einheitliches Archivierungsgesetz. Stattdessen setzt sich der Rahmen aus mehreren Vorschriften zusammen:
Handelsgesetzbuch (HGB) – Die Grundlage
§ 257 HGB verpflichtet Unternehmen, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und andere Unterlagen mindestens 6 bis 10 Jahre aufzubewahren. Elektronische Dokumente? Müssen genauso behandelt werden wie Papier.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
Die GoBD sind quasi die „Spielanleitung“ für die digitale Archivierung. Sie fordern:
- Unveränderbarkeit: Kein Mitarbeiter darf nachträglich etwas manipulieren.
- Vollständigkeit: Alles muss lückenlos erhalten bleiben.
- Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann auf die Daten zugegriffen?
Weitere relevante Gesetze
- GDPR/DSGVO: Löschfristen für personenbezogene Daten
- Abgabenordnung (AO): Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
FileLock: Die einfache Lösung für komplexe Anforderungen
Jetzt kommen wir zum guten Teil: Es gibt eine Lösung, die all diese Probleme auf einmal löst – ohne Monate an Implementierung oder sechsstellige Investitionen.
Wie FileLock die Archivierung revolutioniert
FileLock ist keine sperrige Enterprise-Software, sondern eine schlanke, aber mächtige Lösung, die genau auf deutsche Compliance-Vorgaben zugeschnitten ist.
Die Vorteile auf einen Blick
- Keine aufwändige IT-Integration: Läuft auf Ihrem bestehenden System.
- Revisionssicherheit out-of-the-box: Dokumente werden automatisch so gespeichert, dass sie den GoBD entsprechen.
- E-Mail-Archivierung integriert: Kein separates System nötig.
- Suchfunktion wie Google: Finden Sie jedes Dokument in Sekunden – auch Jahre später.
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