Wenn du darüber nachdenkst, ein SharePoint-Beratungsunternehmen zu beauftragen, stehst du wahrscheinlich vor einer großen Entscheidung. Schließlich geht es nicht nur um ein Softwareprojekt – es geht um die Art und Weise, wie dein Unternehmen künftig zusammenarbeitet, kommuniziert und Wissen teilt. SharePoint Dienstleister kann eine echte Wunderwaffe sein – oder ein kostspieliges Chaos, wenn man es falsch angeht. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, bevor du den Vertrag mit einem SharePoint-Beratungsunternehmen unterschreibst.
Was ist SharePoint überhaupt?
Kurz gesagt: SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, die Unternehmen hilft, Informationen zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Man kann es sich wie ein digitales Büro vorstellen, in dem alle Dokumente, Projekte und Teams miteinander vernetzt sind. Ob interne Kommunikation, Dokumentenmanagement oder Intranet – SharePoint kann all das. Aber: Nur wenn es richtig eingerichtet und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird.
Warum brauchst du überhaupt einen SharePoint-Berater?
Klar, man könnte denken: „Das schaffen wir auch intern!“ Doch die Realität sieht oft anders aus. SharePoint ist mächtig – und komplex. Ohne Expertenwissen kann man sich schnell in Funktionen, Berechtigungen und Strukturen verlieren. Ein erfahrener Berater hilft dir, Zeit und Geld zu sparen, indem er das System richtig plant, aufsetzt und anpasst.
Typische Herausforderungen bei SharePoint-Projekten
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Planung hinter einer erfolgreichen SharePoint-Einführung steckt. Häufige Stolpersteine sind:
- Unklare Ziele: Ohne klare Vision weiß niemand, worauf hingearbeitet wird.
- Fehlende Akzeptanz: Wenn Mitarbeiter das System nicht verstehen oder nutzen wollen, scheitert das Projekt.
- Zu komplexe Strukturen: SharePoint kann schnell überladen wirken, wenn zu viele Funktionen gleichzeitig aktiviert werden.
- Unzureichende Schulung: Ohne Training bleiben viele Features ungenutzt.
Worauf du vor der Beauftragung achten solltest
Bevor du ein Beratungsunternehmen auswählst, lohnt es sich, einige zentrale Punkte genau unter die Lupe zu nehmen.
Erfahrung und Spezialisierung des Unternehmens
Nicht jedes IT-Unternehmen ist automatisch ein SharePoint-Experte. Frage gezielt nach Projekten, die dem deinen ähneln. Hat das Unternehmen Erfahrung mit deinem Branchenumfeld? Kennen sie die Herausforderungen mittelständischer Betriebe oder globaler Konzerne? Je spezialisierter das Beratungsunternehmen ist, desto besser wird das Ergebnis.
Technische Kompetenz und Zertifizierungen
Prüfe, ob die Berater zertifiziert sind – zum Beispiel als Microsoft Certified: SharePoint Administrator oder Microsoft 365 Solutions Expert. Das zeigt, dass sie mit der aktuellen Technologie vertraut sind. Achte außerdem darauf, ob sie auch Kenntnisse in verwandten Tools wie Power Automate, Teams oder OneDrive haben.
Verständnis für dein Business
Ein SharePoint-Berater sollte nicht nur Technik verstehen, sondern auch dein Geschäft. Er muss wissen, wie deine Teams arbeiten, welche Prozesse wichtig sind und wo die größten Engpässe liegen. Nur so kann er eine Lösung entwerfen, die wirklich zu dir passt.
Referenzen und Kundenfeedback
Frag ruhig nach Referenzen. Ein seriöses Beratungsunternehmen wird dir Beispiele nennen können – natürlich anonymisiert. Lies Bewertungen, sprich mit früheren Kunden, oder schaue dir öffentliche Projekte an. So bekommst du ein gutes Gefühl dafür, wie professionell das Team arbeitet.
Kommunikationsstil und Projektmanagement
Die besten Berater bringen nichts, wenn die Kommunikation nicht stimmt. Achte darauf, ob das Unternehmen klar, transparent und proaktiv kommuniziert. Werden regelmäßige Meetings angeboten? Gibt es klare Ansprechpartner? Ein gutes Projektmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg.
Kostentransparenz und Vertragsdetails
Ein häufiges Problem: versteckte Kosten. Lass dir von Anfang an ein transparentes Angebot machen. Welche Leistungen sind enthalten? Gibt es Support nach dem Go-live? Wie werden Änderungswünsche gehandhabt? Lies den Vertrag genau – und frage nach, wenn dir etwas unklar ist.
Agile oder klassische Projektmethoden?
Erkundige dich, nach welcher Methode das Unternehmen arbeitet. Setzen sie auf klassische Modelle wie Wasserfall, oder arbeiten sie agil mit Scrum oder Kanban? Agilität kann in vielen Fällen sinnvoll sein, da sie Flexibilität erlaubt und Änderungen schneller integriert werden können.
Support und Nachbetreuung
Ein gutes Beratungsunternehmen verschwindet nicht nach dem Launch. Es bietet Support, Wartung und Weiterentwicklung an. Schließlich verändert sich dein Unternehmen – und SharePoint sollte mitwachsen. Achte darauf, dass es klare Vereinbarungen für die Nachbetreuung gibt.
Schulungen und Nutzerakzeptanz
Der Erfolg eines SharePoint-Projekts hängt stark von den Nutzern ab. Deshalb sollten Schulungen ein fester Bestandteil des Angebots sein. Frage nach individuellen Trainings, Workshops oder Video-Tutorials. Ziel ist, dass deine Mitarbeiter SharePoint nicht nur verstehen, sondern auch lieben lernen.
Sicherheit und Datenschutz
Gerade in Zeiten von DSGVO und steigender Cyberkriminalität ist Sicherheit ein Muss. Dein Berater sollte über Datenschutzrichtlinien, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Compliance-Bestimmungen Bescheid wissen. Frag ruhig nach, wie sie sensible Daten schützen.
Integration in bestehende Systeme
SharePoint ist selten eine Insel. Es sollte sich nahtlos in andere Tools integrieren lassen – etwa Microsoft Teams, Outlook oder ERP-Systeme. Ein guter Berater achtet darauf, dass Schnittstellen funktionieren und Prozesse nicht doppelt laufen.
Individualisierung vs. Standardlösungen
SharePoint bietet unzählige Möglichkeiten zur Anpassung. Aber: Nicht alles, was möglich ist, ist auch sinnvoll. Ein erfahrener Berater findet das richtige Maß zwischen Individualisierung und Standardisierung – damit dein System flexibel bleibt, aber nicht unnötig komplex wird.
Typische Fehler bei der Auswahl eines Beratungsunternehmens
Viele Unternehmen tappen in dieselben Fallen. Hier ein paar Klassiker, die du vermeiden solltest:
- Nur auf den Preis achten – Qualität hat ihren Wert.
- Keine klare Zielsetzung definieren.
- Zu viele Berater gleichzeitig ins Boot holen.
- Fehlende interne Projektleitung.
- Keine Nachbetreuung einplanen.
Wie du den perfekten Partner findest
Der Schlüssel ist Vertrauen – und das entsteht durch Gespräche. Führe mehrere Vorgespräche, stelle kritische Fragen, und achte darauf, wie offen und kompetent dein Gegenüber reagiert. Wenn du das Gefühl hast, der Berater versteht deine Vision, bist du auf dem richtigen Weg.
Checkliste: Fragen, die du stellen solltest
- Wie viele SharePoint-Projekte haben Sie bereits umgesetzt?
- Arbeiten Sie mit der neuesten SharePoint-Version?
- Welche Branchenkenntnisse bringen Sie mit?
- Wie sieht Ihr Projektmanagement-Prozess aus?
- Welche Supportleistungen bieten Sie an?
- Wie schulen Sie Mitarbeiter?
- Wie gehen Sie mit Datenschutz und Sicherheit um?
Fazit
Die Wahl des richtigen SharePoint-Beratungsunternehmens ist keine Kleinigkeit – sie entscheidet über den Erfolg deines digitalen Arbeitsplatzes. Ein guter Partner versteht deine Vision, spricht deine Sprache und begleitet dich langfristig. Investiere Zeit in die Auswahl, stelle viele Fragen und verlasse dich auf dein Bauchgefühl. Dann wird SharePoint nicht nur ein Tool – sondern ein echter Gamechanger für dein Unternehmen.
