Die Entscheidung für Microsoft Teams als Telefonielösung ist gefallen. Die Mitarbeiter sollen künftig über ihren Computer, ein geeignetes Tischtelefon oder mobil erreichbar sein. Die bisherige Telefonanlage soll abgelöst oder in die neue Umgebung integriert werden.
Eine Anforderung steht dabei meist ganz oben auf der Liste: Die bekannten Geschäftsnummern müssen erhalten bleiben.
Für Kunden spielt es schließlich keine Rolle, ob im Hintergrund eine klassische Telefonanlage, ein SIP-Trunk oder Microsoft Teams Phone arbeitet. Sie erwarten, dass sie das Unternehmen unter der gewohnten Nummer erreichen.
Für die IT-Abteilung ist die Umstellung allerdings komplexer. Rufnummern müssen dem richtigen Anbieter und den vorgesehenen Benutzern zugeordnet werden. Bestehende Verträge, Durchwahlblöcke, Rufweiterleitungen und Notruffunktionen müssen berücksichtigt werden.
Wer Rufnummern zu Microsoft Teams portieren möchte, sollte deshalb nicht erst am Umschalttag feststellen, dass wichtige Angaben fehlen.
Dieser Leitfaden erklärt, welche Informationen Unternehmen vor der Rufnummernmitnahme benötigen, welche technischen Möglichkeiten bestehen und wie sich die Umstellung der Geschäftstelefonie sinnvoll vorbereiten lässt.
Was bedeutet es, Rufnummern zu Microsoft Teams zu portieren?
Bei einer Rufnummernportierung wird eine bestehende Telefonnummer von einem Telekommunikationsanbieter zu einem anderen übertragen. Die Rufnummer bleibt erhalten, obwohl sich der Anbieter ändert.
Bei Microsoft Teams muss jedoch zwischen der Telefonieplattform und dem Zugang zum öffentlichen Telefonnetz unterschieden werden.
Teams Phone stellt Funktionen wie Anrufsteuerung, Weiterleitung, persönliche Durchwahlen und Anrufwarteschleifen bereit. Damit Mitarbeiter externe Festnetz- und Mobilfunknummern anrufen können, wird zusätzlich eine geeignete PSTN-Anbindung benötigt.
Dafür stehen unterschiedliche Modelle zur Verfügung.
| Teams-Telefonie-Modell | Funktionsweise | Bedeutung für bestehende Rufnummern |
|---|---|---|
| Microsoft-Anrufpläne | Microsoft stellt die PSTN-Anbindung bereit | Geeignete Nummern können zu Microsoft portiert werden |
| Operator Connect | Ein teilnehmender Telefonanbieter verbindet Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz | Die Rufnummernübernahme erfolgt nach den Bedingungen des Operators |
| Direct Routing | Ein zertifizierter Session Border Controller verbindet Teams mit einem Telefonanbieter | Bestehende Nummern können je nach Konstellation beim Anbieter bleiben |
| Teams Phone Mobile | Ein teilnehmender Mobilfunkanbieter integriert Mobilfunknummern in Teams | Eigenständige Lösung für unterstützte Mobilfunkszenarien |
Nicht jedes Unternehmen benötigt deshalb eine Portierung direkt zu Microsoft.
Wenn beispielsweise ein vorhandener SIP-Trunk über Direct Routing weiterverwendet werden kann, ist möglicherweise keine Änderung des Rufnummernanbieters notwendig.
Wann ist eine Rufnummernmitnahme erforderlich?
Eine Portierung kommt insbesondere infrage, wenn das Unternehmen den bisherigen Telekommunikationsanbieter verlassen und seine Rufnummern künftig über einen anderen Anbieter bereitstellen möchte.
Soll ausschließlich die Telefonanlage modernisiert werden, sollte zunächst geprüft werden, ob sich bestehende Rufnummern und Anschlüsse weiterverwenden lassen.
Die Entscheidung für eine Telefoniearchitektur sollte daher vor dem Portierungsauftrag getroffen werden.
Welche Vertragsdaten müssen vor der Rufnummernportierung übereinstimmen?
Viele Probleme bei einer Rufnummernmitnahme entstehen nicht durch komplizierte technische Einstellungen, sondern durch unvollständige oder voneinander abweichende Vertragsangaben.
Ein Unternehmen verwendet vielleicht seit Jahren einen neuen Firmennamen, während beim Telefonanbieter noch die frühere Gesellschaftsbezeichnung hinterlegt ist.
Oder die Telefonanlage wird von einem externen IT-Dienstleister betreut, während der eigentliche Telefonanschluss bei einem anderen Anbieter liegt.
Solche Unterschiede können bei der Portierungsanfrage zu Rückfragen oder einer Ablehnung führen.
Vertragsinhaber und aktueller Anbieter
Vor der Beauftragung sollten folgende Informationen überprüft werden:
- Vollständige Firmenbezeichnung und gegebenenfalls Rechtsform
- Name des bisherigen Telefonanbieters
- Kunden- beziehungsweise Vertragsnummer
- Beim Anbieter hinterlegte Anschrift
- Zugehörige Anschlussdaten
- Bestehende Hauptnummern und Rufnummernblöcke
- Berechtigte Ansprechpartner für Vertragsänderungen
- Vertragslaufzeit und Kündigungsregelungen
Die Angaben im Portierungsauftrag müssen mit den beim bisherigen Anbieter hinterlegten Daten übereinstimmen beziehungsweise nach dessen Anforderungen nachgewiesen werden.
Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass abweichende Kundendaten die Rufnummernmitnahme verhindern können.
Warum die letzte Telefonrechnung hilfreich ist
Eine aktuelle Rechnung kann wichtige Informationen zum Vertragspartner, zur Anschrift und zum Anbieter enthalten.
Sie sollte jedoch nicht die einzige Informationsquelle sein.
Gerade bei mehreren Standorten oder historisch gewachsenen Telefonanlagen können Rufnummern über unterschiedliche Verträge bereitgestellt werden.
Sind die Daten nicht eindeutig, empfiehlt sich eine schriftliche Klärung mit dem bisherigen Anbieter, bevor der Portierungsauftrag eingereicht wird.
Welche Rufnummern gehören tatsächlich zur bisherigen Telefonanlage?
In einem kleinen Unternehmen ist die Nummernstruktur häufig überschaubar. Eine zentrale Rufnummer und einige Durchwahlen reichen aus.
In größeren Unternehmen sieht die Situation anders aus.
Hier existieren möglicherweise eigene Nummern für Vertrieb, Kundendienst, Verwaltung, Außenstellen oder Bereitschaftsdienste. Hinzu kommen Faxanschlüsse und technische Systeme, die über das Telefonnetz kommunizieren.
Für die Umstellung sollte deshalb eine vollständige Rufnummernübersicht erstellt werden.
Hauptnummer, Durchwahlen und Rufnummernblöcke
Die Übersicht sollte zeigen, welche Nummern vorhanden sind, welchem Anschluss sie zugeordnet sind und wie sie heute verwendet werden.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen einzelnen Rufnummern und zusammenhängenden Rufnummernblöcken.
Ein Unternehmen besitzt beispielsweise eine zentrale Stammnummer mit zahlreichen Durchwahlen. Einige Mitarbeiter sollen künftig über Teams telefonieren, während andere weiterhin die bisherige Telefonanlage verwenden.
Ob eine solche Aufteilung technisch und vertraglich möglich ist, hängt vom Anbieter und vom gewählten Anschlussmodell ab.
Für die direkte Portierung zu Microsoft-Anrufplänen wird eine partielle Portierung in Deutschland laut Microsoft nicht unterstützt.
Bei Operator Connect oder Direct Routing müssen die jeweiligen Möglichkeiten separat geprüft werden.
Eine einzelne Durchwahl sollte deshalb niemals ohne Prüfung des gesamten Rufnummernblocks für die Portierung vorgesehen werden.
Fax, Alarmanlagen und andere Sonderanschlüsse
Besondere Aufmerksamkeit benötigen Rufnummern, die nicht für gewöhnliche Telefongespräche verwendet werden.
Dazu können gehören:
- Faxgeräte und Faxserver
- Türsprechstellen
- Aufzugsnotrufsysteme
- Alarmübertragungsanlagen
- Technische Bereitschaftsanschlüsse
- Ältere Kommunikationsgeräte
- Spezielle Service- oder Sonderrufnummern
Diese Systeme lassen sich nicht automatisch auf Microsoft Teams übertragen.
Ein Faxanschluss benötigt beispielsweise unter Umständen eine eigenständige IP-Fax-Lösung, einen geeigneten Gateway oder einen separaten Anschluss.
Bei sicherheitsrelevanten Sonderanlagen müssen zusätzlich die Anforderungen des jeweiligen Herstellers und gegebenenfalls gesetzliche beziehungsweise technische Vorgaben berücksichtigt werden.
Welche Unterlagen werden für die Portierung zu Microsoft Teams benötigt?
Wenn Rufnummern direkt zu Microsoft-Anrufplänen übertragen werden sollen, gelten die entsprechenden Portierungsbedingungen von Microsoft.
Für Deutschland stellt Microsoft eigene Unterlagen und landesspezifische Informationen bereit.
Zu den wesentlichen Informationen gehören die vorhandenen Rufnummern, die Vertragsdaten des bisherigen Anbieters und die Autorisierung durch eine berechtigte Person.
Autorisierungsschreiben und Nachweise
Microsoft verwendet für die direkte Rufnummernübertragung ein sogenanntes Letter of Authorization (LOA).
Damit wird die Übertragung der betroffenen Nummern autorisiert.
Für Deutschland gibt es unterschiedliche Formulare für geografische und gebührenfreie Rufnummern.
Microsoft verlangt außerdem einen geeigneten Adressnachweis. In der länderspezifischen Dokumentation wird eine Stromrechnung genannt, die nicht älter als sechs Monate ist und Firmenname sowie Anschrift zeigt.
Die genauen Dokumente müssen zur jeweiligen Rufnummernkategorie passen.
Welche Informationen sollten vor der Antragstellung bereitliegen?
| Information | Zweck |
|---|---|
| Vollständiger Rufnummernbestand | Eindeutige Identifikation der zu übertragenden Nummern |
| Aktueller Vertragspartner | Abgleich der Inhaberdaten |
| Bisheriger Telefonanbieter | Identifikation des abgebenden Anbieters |
| Vertrags- und Anschlussdaten | Zuordnung des bestehenden Telefoniedienstes |
| LOA beziehungsweise erforderliche Freigabe | Autorisierung der Portierung |
| Erforderliche Adressnachweise | Erfüllung der landesspezifischen Anforderungen |
| Geplanter Übergang | Abstimmung zwischen Anbieter und technischer Umsetzung |
Diese Anforderungen gelten nicht automatisch in identischer Form für jede Teams-Telefonie-Lösung.
Bei Operator Connect legt der teilnehmende Operator den vorgesehenen Ablauf und die erforderlichen Unterlagen fest.
Bei Direct Routing kommt es darauf an, ob überhaupt ein Providerwechsel stattfindet.
Wie lange dauert es, Rufnummern zu Teams zu portieren?
Eine verlässliche Zeitplanung beginnt mit dem richtigen Anschlussmodell.
Für direkte Portierungen zu Microsoft-Anrufplänen nennt Microsoft in seiner Deutschland-Dokumentation einen ungefähren Zeitraum von 15 bis 30 Werktagen.
Das ist ein Richtwert und keine garantierte Umstellungsdauer.
Ob eine Portierung innerhalb dieses Zeitraums durchgeführt werden kann, hängt unter anderem davon ab, ob die Unterlagen vollständig sind und der bisherige Anbieter den Auftrag bestätigt.
Bei anderen PSTN-Anbindungsmodellen gelten die Verfahren des jeweiligen Telekommunikationsanbieters.
Warum ein Wunschtermin noch kein bestätigter Portierungstermin ist
Unternehmen möchten die Umstellung häufig auf einen bestimmten Tag legen, etwa außerhalb der Hauptgeschäftszeiten.
Ein solcher Termin kann in der Planung berücksichtigt werden. Verbindlich ist er jedoch erst nach der erforderlichen Bestätigung durch die beteiligten Anbieter.
Für direkte Portierungen zu Microsoft nennt die Deutschland-Dokumentation zudem bestimmte Portierungszeitfenster sowie Fristen für Änderungen und Stornierungen.
Deshalb sollten interne Ankündigungen, Supportbereitschaft und technische Umschaltung erst auf Grundlage eines bestätigten Termins endgültig abgestimmt werden.
Sollte die alte Telefonanlage bis zur Portierung weiterlaufen?
Grundsätzlich sollte die bisherige Erreichbarkeit nicht vorschnell aufgegeben werden.
Wer den bisherigen Telefonvertrag selbst kündigt, ohne den Portierungsprozess abzustimmen, riskiert vermeidbare Schwierigkeiten.
Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Rufnummernmitnahme mit dem neuen Anbieter zu vereinbaren und die notwendigen Schritte frühzeitig einzuleiten.
Bei Geschäftskunden ist zusätzlich zu prüfen, ob bestehende Rufnummern an weitere Leistungen gekoppelt sind, beispielsweise an Internetzugänge oder besondere SIP-Dienste.
Eine geplante Übergangsphase kann sinnvoll sein. Ob die Systeme tatsächlich parallel betrieben werden können, hängt allerdings von der jeweiligen technischen Architektur ab.
Wie müssen die Rufnummern in Microsoft Teams eingerichtet werden?
Nach einer erfolgreichen Portierung sind die Telefonnummern nicht automatisch korrekt in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden.
Damit Anrufe die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen erreichen, muss die Telefonieumgebung entsprechend vorbereitet werden.
Persönliche Rufnummern und Benutzerkonten
Für Mitarbeiter, die direkt über Teams telefonieren sollen, werden geeignete Teams-Phone-Berechtigungen und die zum Anschlussmodell passende Rufnummernzuweisung benötigt.
Nicht jede vorhandene Microsoft-365-Lizenz enthält automatisch alle erforderlichen Telefoniefunktionen.
Vor der Einführung sollten daher die vorhandenen Nutzungsrechte, die benötigte PSTN-Anbindung und gegebenenfalls ergänzende Anbieterleistungen geprüft werden.
Zentrale Rufnummer und Anrufwarteschleifen
Die zentrale Geschäftsnummer wird häufig nicht einer einzelnen Person zugeordnet.
Stattdessen soll sie beispielsweise eine automatische Telefonzentrale oder eine Anrufwarteschleife erreichen.
Hier müssen praktische Fragen beantwortet werden:
Wer nimmt die Gespräche während der Geschäftszeiten entgegen? Welche Abteilung wird bei bestimmten Anliegen angerufen? Was geschieht, wenn niemand verfügbar ist?
Auch Feiertage, Vertretungsregelungen und Weiterleitungen zu externen Nummern können wichtig sein.
Bei solchen Anforderungen sollte die Rufverteilung vor dem Portierungstag eingerichtet und möglichst mit geeigneten Testnummern geprüft werden.
Ausgehende Rufnummernanzeige
Für viele Unternehmen ist wichtig, welche Nummer Kunden bei einem ausgehenden Anruf sehen.
Ein Vertriebsmitarbeiter soll möglicherweise die zentrale Unternehmensnummer anzeigen, während ein anderer Mitarbeiter mit seiner persönlichen Durchwahl telefoniert.
Welche Konfigurationen möglich sind, hängt von Teams Phone und dem gewählten PSTN-Modell ab.
Die Anzeige ausgehender Nummern sollte deshalb als eigener Testfall behandelt werden.
Warum das Notrufrouting vor dem Wechsel geprüft werden muss
Ein funktionierender Zugang zu Notrufdiensten gehört zu den wichtigsten Anforderungen der Geschäftstelefonie.
Gerade bei Microsoft Teams kann die Nutzung über mehrere Standorte, das Homeoffice oder mobile Arbeitsplätze zusätzliche Fragen aufwerfen.
Die Notruffunktion wird nicht allein durch die Portierung einer Telefonnummer eingerichtet.
Erforderlich ist eine passende Konfiguration der gewählten PSTN-Anbindung.
Notfalladressen und Standortinformationen
Microsoft Teams unterstützt die Verwaltung von Notfalladressen und standortabhängige Notruffunktionen.
Welche Standortinformationen erforderlich sind und wie Notrufe weitergeleitet werden, hängt vom Land, vom eingesetzten Client und von der PSTN-Anbindung ab.
Bei Direct Routing müssen beispielsweise entsprechende Notrufrouten berücksichtigt werden. In anderen Modellen übernimmt der Telefonanbieter wesentliche Teile des Routings.
Homeoffice und unterschiedliche Unternehmensstandorte
Wenn Mitarbeiter ihre Teams-Telefonie außerhalb des Hauptstandorts nutzen, sollte das Notrufkonzept auch diese Nutzung berücksichtigen.
Es muss geprüft werden, wie Standortinformationen bereitgestellt werden, welche Funktionen tatsächlich unterstützt sind und welche Einschränkungen bestehen.
Auch bei Ausfällen der Internetverbindung oder Stromversorgung sollten geeignete alternative Kommunikationsmöglichkeiten vorgesehen werden.
Notrufe dürfen nicht durch unangekündigte Anrufe bei realen Notrufstellen getestet werden. Geeignete Testverfahren sind zuvor mit dem zuständigen Anbieter abzustimmen.
Welche Rolle spielt das Unternehmensnetzwerk bei Teams-Telefonie?
Eine korrekt portierte Rufnummer garantiert noch keine gute Gesprächsqualität.
Sprachübertragung über IP-Netzwerke reagiert empfindlich auf technische Störungen. Dazu gehören beispielsweise Paketverluste, schwankende Verzögerungen und instabile WLAN-Verbindungen.
Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren, können zusätzlich Kapazitätsprobleme auftreten.
Netzwerkqualität vor der Umstellung bewerten
Für eine zuverlässige Vorbereitung sollten unter anderem die folgenden Aspekte betrachtet werden:
| Prüfbereich | Relevante Frage |
|---|---|
| Internetverbindung | Ist die Verbindung für die geplante Nutzung ausreichend stabil? |
| Netzwerkqualität | Treten erhöhte Latenzen, Jitter oder Paketverluste auf? |
| Firewall und Proxy | Sind die erforderlichen Teams-Verbindungen möglich? |
| WLAN | Ist die Versorgung an den tatsächlichen Arbeitsplätzen ausreichend? |
| Endgeräte | Sind Clients, Headsets und Telefone geeignet? |
| Direct Routing | Sind SBC und Providerverbindung korrekt vorbereitet? |
| Ausfallsicherheit | Wie bleibt das Unternehmen bei einer Störung erreichbar? |
Microsoft stellt für die Analyse der Gesprächsqualität unter anderem das Call Quality Dashboard und Diagnosefunktionen im Teams Admin Center bereit.
Mit solchen Werkzeugen lassen sich Probleme anhand konkreter Messdaten untersuchen.
Quality of Service kann in geeigneten Netzwerken helfen, Sprachverkehr zu priorisieren. Es ersetzt jedoch keine ausreichende und stabile Netzwerkanbindung.
Wie lässt sich die Rufnummernportierung ohne unnötige Betriebsunterbrechungen vorbereiten?
Eine vollständige Unterbrechungsfreiheit lässt sich bei einer Portierung nicht pauschal garantieren.
Umso wichtiger ist es, die technische Umstellung in überschaubare Aufgaben aufzuteilen und die Verantwortlichkeiten zwischen Unternehmen, IT-Dienstleister und Telefonanbieter zu klären.
Die technische Vorbereitung
Vor dem bestätigten Portierungstermin sollten alle vorgesehenen Benutzer, Lizenzen und Anrufziele vorbereitet sein.
Wo möglich, empfiehlt sich ein Test mit geeigneten temporären Rufnummern.
Damit lassen sich beispielsweise persönliche Telefonie, Rufweiterleitungen und Anrufwarteschleifen erproben, ohne bereits produktiv genutzte Geschäftsnummern umzuschalten.
Die Abstimmung mit den Beteiligten
Der bisherige Anbieter, der neue Telefonieanbieter und die zuständige IT sollten wissen, wann die Umstellung stattfinden soll und wie technische Probleme gemeldet werden.
Zuständigkeiten müssen eindeutig geregelt sein.
Bei Direct Routing kann beispielsweise zusätzlich ein Dienstleister für den Session Border Controller verantwortlich sein.
Je klarer diese Rollen vorab festgelegt sind, desto leichter lassen sich Störungen nach der Umstellung zuordnen.
Die Erreichbarkeit während der Umstellung
Für geschäftskritische Rufnummern sollte feststehen, welche alternativen Kommunikationswege bereitstehen.
Das können beispielsweise gesondert bereitgestellte Mobilfunknummern oder andere technisch unabhängige Kontaktwege sein.
Eine unmittelbare Rückportierung zum bisherigen Anbieter ist nach erfolgtem Wechsel nicht grundsätzlich möglich. Deshalb sind realistische Ersatz- und Eskalationsverfahren wichtiger als ein nicht überprüfter Rückfallplan.
Welche Telefoniefunktionen müssen nach der Portierung getestet werden?
Nach der Umschaltung sollte nicht nur ein einzelner Testanruf auf die Hauptnummer erfolgen.
Entscheidend ist, ob die wichtigsten Geschäftsvorgänge weiterhin funktionieren.
Eine strukturierte Abnahme kann sich an folgenden Prüfpunkten orientieren:
| Testbereich | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Eingehender Anruf auf die Hauptnummer | Vereinbartes Anrufziel wird erreicht |
| Persönliche Durchwahl | Richtiger Mitarbeiter erhält den Anruf |
| Ausgehender Festnetzanruf | Verbindung wird korrekt aufgebaut |
| Ausgehender Mobilfunkanruf | Verbindung wird korrekt aufgebaut |
| Rufnummernanzeige | Vereinbarte Absenderrufnummer wird angezeigt |
| Interne Weiterleitung | Gespräche lassen sich wie vorgesehen weitergeben |
| Anrufwarteschleife | Anrufe werden gemäß den Regeln verteilt |
| Geschäftszeiten | Zeitabhängige Ansagen und Weiterleitungen funktionieren |
| Voicemail | Nachrichten werden korrekt zugestellt |
| Audioqualität | Keine auffälligen Gesprächsaussetzer |
| Notruffunktion | Vereinbarte anbieterspezifische Prüfungen sind abgeschlossen |
| Alternative Erreichbarkeit | Vorgesehene Ersatzwege sind nutzbar |
Bei mehreren Standorten sollte die Prüfung die jeweiligen Besonderheiten berücksichtigen.
Auch die Ergebnisse und gegebenenfalls offene Punkte gehören in die Übergabedokumentation.
Eine erfolgreiche Rufnummernportierung ist erst dann ein sinnvoller Projektabschluss, wenn die vereinbarten Telefoniefunktionen geprüft und die betrieblichen Zuständigkeiten geklärt sind.
Welche Schwierigkeiten lassen sich durch eine bessere Vorbereitung vermeiden?
Eine Rufnummernmitnahme muss nicht zwangsläufig kompliziert sein. Häufig entstehen Verzögerungen aber dort, wo technische und organisatorische Informationen fehlen.
Abweichende Vertragsinformationen
Wenn Firmennamen, Anschlussadressen oder Kundennummern nicht mit den Daten des bisherigen Anbieters übereinstimmen, kann ein Portierungsauftrag zurückgewiesen werden.
Ein frühzeitiger Datenabgleich ist deshalb wichtiger als eine möglichst schnelle Antragstellung.
Unvollständige Rufnummernübersichten
Wird nur die zentrale Telefonnummer betrachtet, bleiben möglicherweise Durchwahlen, Sondernummern oder technische Anschlüsse unberücksichtigt.
Eine vollständige Bestandsaufnahme sollte deshalb den gesamten Rufnummernbestand erfassen.
Fehlende Konfiguration der Rufverteilung
Eine übertragene Nummer kann nur dann wie gewünscht funktionieren, wenn auch das vorgesehene Anrufziel eingerichtet ist.
Persönliche Benutzerzuweisungen, automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen gehören deshalb zur technischen Vorbereitung.
Ungeklärte Notrufverantwortung
Gerade bei mehreren Standorten und mobilen Arbeitsplätzen darf die Notruffunktion nicht als selbstverständliche Eigenschaft der Portierung betrachtet werden.
Die notwendigen Adressen, Routingregeln und anbieterspezifischen Anforderungen müssen vor dem Produktivbetrieb geprüft werden.
Fehlende Abnahme und Dokumentation
Ohne definierte Testfälle lässt sich schwer beurteilen, ob die neue Telefonie tatsächlich alle vereinbarten Anforderungen erfüllt.
Ein dokumentierter Test- und Übergabeprozess schafft hier Klarheit.
Checkliste für die Rufnummernmitnahme zu Microsoft Teams
Vor der Beauftragung können Unternehmen anhand dieser Übersicht prüfen, ob die wichtigsten Voraussetzungen geklärt sind.
| Prüffrage | Erledigt |
|---|---|
| Ist das passende Teams-Telefonie-Modell ausgewählt? | ☐ |
| Sind die benötigten Lizenzen und Anbieterleistungen geklärt? | ☐ |
| Ist der bisherige Rufnummernanbieter bekannt? | ☐ |
| Stimmen Vertragsinhaber und Anschlussdaten überein? | ☐ |
| Sind alle Rufnummern und Durchwahlblöcke erfasst? | ☐ |
| Ist geklärt, ob eine Teilportierung zulässig ist? | ☐ |
| Sind LOA und erforderliche Nachweise vorbereitet? | ☐ |
| Sind Vertragskündigung und Portierung abgestimmt? | ☐ |
| Ist der Umschalttermin vom Anbieter bestätigt? | ☐ |
| Sind Benutzer und Rufnummernziele vorbereitet? | ☐ |
| Sind zentrale Rufverteilung und Warteschleifen eingerichtet? | ☐ |
| Sind Faxgeräte und Sonderanschlüsse berücksichtigt? | ☐ |
| Sind Notrufrouting und Standortinformationen geprüft? | ☐ |
| Wurden Netzwerk und Endgeräte bewertet? | ☐ |
| Liegt ein Test- und Abnahmeplan vor? | ☐ |
| Sind Ansprechpartner und Eskalationswege geklärt? | ☐ |
Die technische Durchführung kann durch einen geeigneten Dienstleister begleitet werden. Die erforderlichen geschäftlichen Entscheidungen und Freigaben sollten jedoch bei den zuständigen Verantwortlichen des Unternehmens liegen.
Teams-Telefonie und Rufnummernportierung mit network4you planen
Bei der Umstellung auf Microsoft Teams Phone greifen verschiedene Bereiche ineinander: Telefonieverträge, Microsoft-365-Lizenzen, Netzwerkinfrastruktur, vorhandene Endgeräte und die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter.
Für Unternehmen im Raum München kann es deshalb sinnvoll sein, Telefonie und IT-Infrastruktur gemeinsam zu betrachten.
network4you unterstützt Unternehmen von Martinsried bei München aus bei der Planung und Integration von IP-Telefonie, Microsoft Teams Phone und vorhandenen Telefonanlagen.
Im Rahmen einer Bestandsaufnahme können die vorhandenen Rufnummern, die eingesetzten Anschlüsse und die gewünschten Funktionen bewertet werden.
Darauf aufbauend lässt sich klären, ob eine Portierung zu Microsoft, eine Lösung über Operator Connect oder die Anbindung einer bestehenden Telefonieinfrastruktur über Direct Routing besser zu den Anforderungen passt.
Auch die Abstimmung von Umschaltterminen, erforderlichen Unterlagen und technischen Tests kann Bestandteil einer vereinbarten Projektbegleitung sein.
Weitere Informationen zu den Leistungen finden Sie unter IP-Telefonie und Microsoft Teams Telefonie für Unternehmen.
Teams-Telefonie und Portierung mit network4you planen
Sie möchten Ihre bestehenden Geschäftsnummern in Microsoft Teams nutzen oder Ihre Telefonanlage modernisieren?
Beschreiben Sie network4you Ihre vorhandene Telefonieumgebung, die Anzahl der Standorte und Ihre wichtigsten Anforderungen. Auf dieser Grundlage können die nächsten technischen und organisatorischen Schritte besprochen werden.
Bitte übermitteln Sie über allgemeine Kontaktformulare keine Passwörter, Portierungs-PINs oder vollständigen vertraulichen Vertragsunterlagen.
Fazit – Eine erfolgreiche Teams-Portierung beginnt vor dem Umschalttermin
Die Übernahme bestehender Geschäftsnummern zu Microsoft Teams erfordert mehr als einen Portierungsauftrag.
Entscheidend sind korrekte Vertragsdaten, eine vollständige Rufnummernübersicht und die Wahl der passenden PSTN-Anbindung.
Ebenso wichtig sind vorbereitete Benutzerzuweisungen, ein geprüftes Notrufkonzept und funktionierende Anrufwege für Zentrale, Mitarbeiter und Servicebereiche.
Wer diese Punkte frühzeitig berücksichtigt, kann technische Risiken besser erkennen und die Umstellung kontrollierter planen.
Eine seriöse Planung verspricht dabei keine pauschal unterbrechungsfreie Migration, sondern definiert klare Verantwortlichkeiten, überprüfbare Funktionen und geeignete Maßnahmen für mögliche Störungen.
Häufig gestellte Fragen zur Rufnummernportierung zu Microsoft Teams
Kann ich meine bisherige Geschäftsnummer zu Microsoft Teams mitnehmen?
Ja, geeignete bestehende Rufnummern können unter den jeweiligen Anbieterbedingungen in einer Teams-Telefonie-Lösung weiterverwendet werden. Ob eine tatsächliche Portierung erforderlich ist, hängt davon ab, ob Microsoft-Anrufpläne, Operator Connect oder Direct Routing eingesetzt werden.
Welche Unterlagen benötigt man für die Rufnummernportierung zu Teams?
Bei einer direkten Portierung zu Microsoft-Anrufplänen in Deutschland werden unter anderem die relevanten Rufnummern, korrekte Vertragsdaten, ein Autorisierungsschreiben und erforderliche Adressnachweise benötigt. Bei anderen PSTN-Anbindungsmodellen gelten die Anforderungen des jeweiligen Telefonanbieters.
Wie lange dauert eine Rufnummernportierung zu Microsoft Teams?
Für direkte Portierungen zu Microsoft-Anrufplänen in Deutschland nennt Microsoft ungefähr 15 bis 30 Werktage. Die tatsächliche Dauer hängt unter anderem von vollständigen Unterlagen, der Bearbeitung durch die beteiligten Anbieter und dem bestätigten Umschalttermin ab.
Kann ich einzelne Durchwahlen aus einem Rufnummernblock portieren?
Das hängt vom verwendeten Anschlussmodell und den Anbieterbedingungen ab. Microsoft unterstützt bei der direkten Portierung zu seinen Anrufplänen in Deutschland keine partielle Portierung. Andere Konstellationen müssen mit dem beteiligten Anbieter geprüft werden.
Muss ich meine alte Telefonanlage vor der Portierung abschalten?
Nein, die bisherige Telefonie sollte nicht ohne abgestimmten Umstellungsplan außer Betrieb genommen werden. Ob ein paralleler Betrieb möglich ist, hängt von der vorhandenen Infrastruktur und der geplanten Teams-Anbindung ab.
Funktionieren Notrufe mit Microsoft Teams Phone?
Microsoft Teams Phone unterstützt Notruffunktionen. Die konkrete Bereitstellung hängt jedoch von Standortinformationen, dem eingesetzten PSTN-Modell, der Konfiguration und regionalen Anforderungen ab. Diese Voraussetzungen müssen vor der produktiven Nutzung geprüft werden.
Können Faxnummern ebenfalls zu Microsoft Teams portiert werden?
Ob eine Faxnummer portierbar ist, hängt vom Nummerntyp und Anbieter ab. Microsoft Teams Phone ersetzt allerdings nicht automatisch eine klassische Faxlösung. Für weiterhin benötigte Faxfunktionen kann eine separate technische Lösung erforderlich sein.
Was sollte nach der Rufnummernportierung getestet werden?
Wichtig sind eingehende und ausgehende Gespräche, persönliche Durchwahlen, zentrale Rufnummern, Rufweiterleitungen, Anrufwarteschleifen, Rufnummernanzeige und Gesprächsqualität. Die Notrufkonfiguration muss mit geeigneten, zuvor abgestimmten Verfahren geprüft werden.
Was kostet die Rufnummernportierung zu Microsoft Teams?
Die Rufnummernmitnahme beim Anbieterwechsel ist in Deutschland für Privat- und Geschäftskunden entgeltfrei. Kosten können jedoch für Teams-Phone-Lizenzen, Telefonieanbieter, technische Einrichtung, Endgeräte und die laufende Betreuung entstehen.
