SharePoint ist die zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Informationsmanagement in Microsoft 365. Aber wussten Sie, dass die wahre Stärke von SharePoint in seiner Fähigkeit zur gemeinsamen Nutzung liegt? Ähnlich wie ein gut organisierter Aktenschrank ermöglicht SharePoint die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Webseiten, Listen und mehr mit Kollegen, externen Partnern und sogar der Öffentlichkeit – und das alles mit fein abgestuften Zugriffskontrollen.
In diesem umfassenden Leitfaden tauchen wir tief in die Sharing-Funktionen von SharePoint ein. Wir werden alles erkunden, von den grundlegenden Berechtigungsstufen bis hin zu den erweiterten Freigabeoptionen für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern. Schnallen Sie sich also an und machen Sie sich bereit, die volle Leistungsfähigkeit der gemeinsamen Nutzung in SharePoint zu entdecken!
Berechtigungen verstehen: Wer darf was sehen?
Bevor wir uns mit den Freigabemethoden beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, wie Berechtigungen in SharePoint funktionieren. Berechtigungen legen fest, wer auf bestimmte Inhalte zugreifen und diese bearbeiten kann. SharePoint bietet verschiedene vordefinierte Berechtigungsstufen, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
- Besitzer: Vollständiger Zugriff auf die gesamte Website oder den gesamten Bereich.
- Mitglieder: Können Inhalte anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und löschen.
- Beitragende: Können Inhalte anzeigen, bearbeiten und hinzufügen, aber nicht löschen.
- Leser: Können Inhalte nur anzeigen.
- Besucher: Können auf bestimmte freigegebene Inhalte zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen.
Sie können diese Berechtigungsstufen verwenden, um Benutzer einzeln oder als Mitglieder von SharePoint-Gruppen hinzuzufügen.
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Die grundlegenden Freigabemethoden in SharePoint
Jetzt, da wir die Berechtigungen geklärt haben, können wir uns die verschiedenen Möglichkeiten ansehen, mit denen Sie Inhalte in SharePoint freigeben können:
- Direkte Freigabe per E-Mail: Dies ist die einfachste Methode. Sie können eine E-Mail-Adresse direkt in das Freigabefenster eingeben und die gewünschten Berechtigungsstufen festlegen. Der Empfänger erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Inhalt.
- Freigeben über Links: Erstellen Sie einen Link zu einem Dokument, einer Website oder einem Ordner und teilen Sie ihn dann mit anderen. Sie können festlegen, ob der Link für jeden zugänglich ist (anonym) oder ob sich Benutzer mit einem Microsoft-Konto anmelden müssen.
- Einbetten von Inhalten: Binden Sie SharePoint-Inhalte in andere Plattformen wie Microsoft Teams oder Wikis ein. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Informationen zentral zu halten und die Zusammenarbeit zu fördern.
Fortgeschrittene Freigabeoptionen für die externe Zusammenarbeit
SharePoint glänzt wirklich, wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Benutzern geht. Hier kommen die erweiterten Freigabeoptionen ins Spiel:
- Gastfreigabe: Fügen Sie externe Benutzer als Gäste zu Ihrer SharePoint-Website hinzu. Gäste erhalten ihre eigenen Anmeldeinformationen und können auf die Inhalte zugreifen, für die Sie ihnen Berechtigungen erteilt haben.
- Externe Freigabe mit Ablaufdatum: Teilen Sie Inhalte mit externen Benutzern und legen Sie ein Ablaufdatum für ihren Zugriff fest. So können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht unbegrenzt zugänglich sind.
- Websiteeinschränkungen: Schränken Sie den Zugriff auf Ihre gesamte SharePoint-Website auf bestimmte Domänen ein. Dies ist nützlich für die Zusammenarbeit mit Partnern aus bestimmten Unternehmen.
Sicherheit und Kontrolle bei der externen Freigabe
Die Freigabe von Inhalten mit externen Benutzern ist zwar praktisch, erfordert jedoch auch ein gewisses Maß an Sicherheit. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Verwenden Sie starke Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie externen Benutzern nur die Berechtigungen erteilen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
- Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen regelmäßig: Revoken Sie den Zugriff auf Inhalte, wenn externe Benutzer Ihre Zusammenarbeit nicht mehr benötigen.
- Schulung zum Thema externe Freigabe: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie Inhalte sicher mit externen Benutzern teilen können.
Teilen für die Öffentlichkeit: Öffentliche Websites in SharePoint
SharePoint ermöglicht es Ihnen sogar, Websites für die Öffentlichkeit zu erstellen. Diese Websites eignen sich perfekt für die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Produktinformationen oder anderen Inhalten, die Sie einem breiten Publikum zugänglich machen möchten.
Mobile Freigabe: Teilen Sie Inhalte von überall
In unserer mobilen Welt ist es wichtig, auf freigegebene Inhalte auch von unterwegs zugreifen zu können. Die SharePoint-Mobile App ermöglicht es Ihnen, auf Ihre freigegebenen Dokumente, Websites und Listen zuzugreifen, diese anzuzeigen und sogar von Ihrem Smartphone oder Tablet aus zu bearbeiten.
Mit der mobilen App können Sie:
- Auf freigegebene Inhalte zugreifen: Durchsuchen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken und -Listen und finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen.
- Inhalte anzeigen: Zeigen Sie Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, PDFs und andere Dateien in der App an.
- Inhalte bearbeiten: Bearbeiten Sie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und OneNote-Notizen direkt in der App.
- Inhalte freigeben: Teilen Sie Dokumente, Websites und Listen mit anderen Benutzern, auch wenn diese nicht über die SharePoint-Mobile App verfügen.
- Offline arbeiten: Synchronisieren Sie Dokumente und Listen für die Offline-Nutzung, so dass Sie auf Ihre Inhalte zugreifen können, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben.
Die SharePoint-Mobile App für iOS und Android
Die SharePoint-Mobile App ist kostenlos im https://www.apple.com/app-store/ und im https://play.google.com/store/games?hl=en&gl=US erhältlich.
Sobald Sie die App installiert haben, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. Dann können Sie sofort mit dem Zugriff auf Ihre freigegebenen Inhalte beginnen.
Fazit: Die Freigabemöglichkeiten von SharePoint machen die Zusammenarbeit zum Kinderspiel
SharePoint bietet eine Vielzahl von Freigabemöglichkeiten, die die Zusammenarbeit mit Kollegen, externen Partnern und sogar der Öffentlichkeit erleichtern. Mit den granularen Berechtigungsstufen, den verschiedenen Freigabemethoden und den erweiterten Optionen für die externe Zusammenarbeit können Sie Ihre Inhalte sicher und effektiv mit anderen teilen.
Die mobile SharePoint-App erweitert die Freigabemöglichkeiten noch weiter und ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Inhalte von überall aus zuzugreifen.
Nutzen Sie die Freigabefunktionen von SharePoint, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Zusätzliche Tipps:
- Erstellen Sie benutzerfreundliche Links: Wenn Sie Inhalte mit anderen teilen, erstellen Sie kurze und aussagekräftige Links, die leicht zu merken und zu teilen sind.
- Verwenden Sie Beschreibungen: Fügen Sie Ihren freigegebenen Inhalten Beschreibungen hinzu, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben.
- Nutzen Sie die Kommentarfunktion: Die Kommentarfunktion in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Feedback zu freigegebenen Inhalten zu erhalten.
- Halten Sie Ihre Inhalte aktuell: Stellen Sie sicher, dass Ihre freigegebenen Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind, damit alle auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.
Mithilfe dieses Artikels können Sie die Freigabefunktionen von SharePoint optimal nutzen, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
