Ein SharePoint-Intranet soll Mitarbeitenden helfen, wichtige Informationen und Ansprechpartner zu finden. Der erste Schritt ist deshalb kein neues Seitendesign, sondern eine Auswahl konkreter Aufgaben: eine gültige Richtlinie finden, ein Formular aufrufen oder die zuständige Person für eine Freigabe erreichen. Eine neue Oberfläche allein macht veraltete Inhalte nicht verlässlich.
Mit den wichtigsten Nutzeraufgaben beginnen
Sammeln Sie Fragen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen und ordnen Sie diese nach Häufigkeit und Bedeutung. Beschäftigte im Büro, unterwegs oder ohne eigenen Arbeitsplatz können andere Zugriffswege benötigen. Halten Sie fest, welche Aufgaben der erste Ausbau abdecken soll und welche später folgen.
Ein überschaubarer Startbereich erleichtert die Prüfung: Sind die nötigen Inhalte aktuell? Gibt es zuständige Personen? Können die vorgesehenen Nutzergruppen tatsächlich darauf zugreifen? Für die grundsätzliche Einordnung bietet Microsoft eine Planungshilfe für ein SharePoint-Intranet.
Navigation und Inhalte verständlich strukturieren
Verwenden Sie Begriffe, die Mitarbeitende aus ihrem Alltag kennen. Trennen Sie Unternehmensinformationen, Fachwissen und laufende Projektarbeit dort, wo diese Unterscheidung beim Finden hilft. Eine Navigation muss nicht jede organisatorische Ebene abbilden. Entscheidend ist, ob Menschen den gesuchten Inhalt ohne Kenntnis interner Zuständigkeiten erreichen.
Für jeden wichtigen Inhalt sollten Zweck, Zielgruppe und maßgeblicher Ablageort feststehen. Verlinken Sie auf die gültige Fassung, statt dieselbe Anleitung an mehreren Stellen zu kopieren. Dokumente brauchen verständliche Namen und passende Metadaten; Seiten sollten Kontaktwege und nächste Schritte deutlich zeigen.
Bestandsinhalte vor der Übernahme prüfen
Übernehmen Sie vorhandene Laufwerke und alte Seiten nicht ungeprüft. Entscheiden Sie je Inhalt, ob er noch benötigt wird, fachlich stimmt und für die Zielgruppe lesbar ist. Veraltete Dateien, defekte Links und widersprüchliche Anleitungen werden durch einen Umzug nicht besser.
Planen Sie die Übernahme in kleinen, nachvollziehbaren Paketen. Die zuständige Fachperson prüft die Inhalte, die technische Betreuung prüft Darstellung, Verknüpfungen und Zugriffe. Die Freigabe sollte sich auf die tatsächlich übernommene Fassung beziehen. Halten Sie fest, wo die vorherige Version für einen kontrollierten Rückweg verfügbar bleibt.
Redaktion und Verantwortung festlegen
Jeder Bereich braucht eine verantwortliche Rolle, eine Vertretung und einen Überprüfungstermin. Klären Sie, wer schreiben, fachlich prüfen und veröffentlichen darf. Eine verbindliche Arbeitsanweisung benötigt gegebenenfalls einen anderen Freigabeweg als eine kurze Nachricht.
Machen Sie Zuständigkeit und Gültigkeit wichtiger Inhalte sichtbar. Wenn Mitarbeitende ausscheiden oder Aufgaben wechseln, muss die Pflege der betroffenen Seiten übergeben werden. Ein erreichbarer Ansprechpartner für Korrekturen hilft, Fehler zu beheben, bevor sie dauerhaft übernommen werden.
Berechtigungen und Informationsschutz einplanen
Prüfen Sie getrennt, wer lesen, bearbeiten und weitergeben darf. Sensible Unterlagen gehören nicht automatisch in einen allgemein zugänglichen Bereich. Externe Beteiligung, Freigabelinks und Ausnahmen sollten ausdrücklich geprüft werden. Ein erfolgreicher Zugriffstest mit einem Administratorkonto sagt wenig über die Sicht eines normalen Nutzers aus.
Technische Funktionen ersetzen keine Entscheidung über zulässige Nutzung, Aufbewahrung und Wiederherstellung. Legen Sie die Anforderungen mit den zuständigen Fachstellen fest und prüfen Sie die passende Konfiguration. Auch ein SharePoint-Intranet bietet keine pauschale Garantie für Datenschutz oder die Erfüllung sämtlicher Compliance-Anforderungen.
Kapazität und Dienstgrenzen berücksichtigen
SharePoint in Microsoft 365 ist nicht unbegrenzt skalierbar. Verfügbarer Speicher und technische Grenzen müssen zur geplanten Nutzung passen. Microsoft dokumentiert beispielsweise Grenzen für Speicher, Dateien, Listen und Berechtigungen in den SharePoint-Dienstgrenzen. Prüfen Sie diese Angaben zusammen mit Ihrem aktuellen Plan und Ihrer tatsächlichen Umgebung.
Ein technischer Höchstwert ist kein Leistungsversprechen für jede Struktur. Schätzen Sie Datenwachstum, Versionen, Anzahl der Inhalte und Zugriffsarten ab und testen Sie typische Aufgaben mit repräsentativen Daten. Für lokal betriebenen SharePoint Server sind die zur eingesetzten Version passenden Anforderungen gesondert zu prüfen; Cloud-Grenzen lassen sich nicht einfach übertragen.
Pilot mit echten Such- und Zugriffsaufgaben durchführen
Lassen Sie eine begrenzte Nutzergruppe typische Aufgaben ausführen: eine aktuelle Anweisung finden, den richtigen Ansprechpartner erreichen und eine freigegebene Datei öffnen. Prüfen Sie auch den mobilen Zugriff sowie einen Fall, in dem der Zugriff bewusst nicht erlaubt sein soll. Verwenden Sie geeignete Testinhalte und dokumentieren Sie die Ergebnisse.
Vereinbaren Sie vorab, welche Ergebnisse für eine Freigabe notwendig sind. Dazu können aktuelle Kerninhalte, funktionierende Berechtigungen und verständliche Kontaktwege gehören. Unklare Begriffe und Umwege werden vor dem weiteren Ausbau korrigiert. Reine Seitenaufrufe zeigen noch nicht, ob eine Aufgabe erfolgreich erledigt wurde.
Einführung und laufende Verbesserung organisieren
Zur Einführung gehören eine kurze Orientierung und ein klarer Supportweg. Zeigen Sie anhand konkreter Aufgaben, wo Informationen stehen und wie Fehler gemeldet werden. Redaktion und technische Betreuung sollten wissen, welche Fragen sie jeweils übernehmen.
Prüfen Sie im Betrieb regelmäßig Aktualität, Berechtigungen und Rückmeldungen. Neue Bereiche sollten einen erkennbaren Bedarf erfüllen. Planen Sie Zeit für diese Pflege ein; ein Intranet bleibt auch nach dem ersten Start eine laufende Aufgabe.
Häufige Fragen zum SharePoint-Intranet
Müssen alle vorhandenen Dokumente übernommen werden?
Nein. Für den Start sollten die benötigten und geprüften Inhalte ausgewählt werden. Über Aufbewahrung oder Löschung entscheiden die zuständigen Stellen nach den geltenden Anforderungen; eine Inhaltsbereinigung ist kein pauschaler Löschauftrag.
Wie werden Nutzen und Aufwand bewertet?
Legen Sie konkrete Aufgaben und den ersten Umfang fest. Berücksichtigen Sie Inhaltsprüfung, Konfiguration, Schulung und Pflege ebenso wie die Lizenzen. Bewerten Sie im Pilot, ob die vereinbarten Aufgaben zuverlässig erledigt werden können. Pauschale Einsparungsquoten oder Erfolgsgeschichten ersetzen diese Prüfung nicht.
Was sollte vor dem Start feststehen?
Mindestens Zielgruppe, Kerninhalte, Verantwortliche, Zugriffsregeln, Freigabekriterien und Supportweg. Umfang und Zeitplan hängen von der Ausgangslage ab und sollten erst nach deren Prüfung vereinbart werden.
Ihr SharePoint-Intranet besprechen
Sie planen ein neues Intranet oder möchten eine bestehende Struktur überarbeiten? Auf unserer Seite zur SharePoint Beratung finden Sie den passenden Einstieg. Beschreiben Sie für eine erste Abstimmung Informationsbedarf, vorhandene Ablagen, Verantwortliche und einen überschaubaren ersten Umfang.
Nutzen Sie das Kontaktformular oder rufen Sie unter +49 89 7412060 an. Senden Sie über das allgemeine Formular bitte keine vertraulichen Dokumente. Die nächsten Schritte werden anhand Ihrer Anforderungen geklärt.
