Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf dem Nutzungsvermögen von SharePoint als Intranet-System. Im vorliegenden Artikel werden die verschiedenen Funktionen, Vorteile und bewährten Verfahren untersucht, für Sozialesinrichten von SharePoint-Intranet erfolgreich eingeführt werden können.
Was ist SharePoint?
Sharepoint ist eine kollaborative Plattform, die verschiedene Anpassungsfunktionen für die Informationsverteilung in einer Organisation einschließt. Website-Design, Standort und Dateiverwaltung, Workflowunterstützung, Social Collaboration und andere Feature-Sets sind in Sharepoint enthalten. SharePoint kann als eigenständiges Produkt oder in Verbindung mit der Microsoft 365-Suite eingesetzt werden.
Warum sollen Sie SharePoint für Ihr Intranet verwenden?
SharePoint bietet verschiedene wichtige Vorteile gegenüber einer Intranetlösung:
- Zentrale Plattform: Unternehmen sind in der Lage, alle relevanten Daten an einem einzigen Speicherort zu sammeln und in den Interessenkreis durch eine einzige Registerkarte oder einen Hyperlink einzugreifen.
- Flexible und darauf basierende Anpassungen: Möglichkeiten zu Anpassungen, die in der Regel bereits bekannten Anforderungen ohne besonders schwere Einschnitte in die der einer bestimmten Anwendung ermöglichen.
- Integration mit anderen Produkten von Microsoft: Die Anwendung von SharePoint kann in Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und Onedrive nahtlos integriert werden, um so die Zusammenarbeit und den Informationsfluss zu steigern.
- Security and Compliance: Sharepoint bietet starke Security-Funktionen und hilft Organisationen bei der Erfüllung ihrer Compliance-Anforderungen.
- Skalierbarkeit: SharePoint hat die Fähigkeit, unendlich zu wachsen, um die Anforderungen des immer wachsenden Unternehmens zu verankern.
Wichtigste Funktionen von SharePoint für Intranets
- Dateiverwaltung: Mit SharePoint kann man effektiv alle komplexen Dokumentenverwaltungsaufgaben durch automatische Versionierung, Integration von Überprüfen/Abmelden, Seitendesign und Suchabfrage realisieren.
- Webseiten aufbauen: mit Hilfe von SharePoint, können genutzt und Mitarbeiter indem man benutzerfreundliche Websites erstellen kann.
- Workflow-Management: SharePoint bietet Funktionen, mit deren Hilfe die Geschäftsprozesse automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- Soziale Zusammenarbeit: Soziale Funktionen, wie Blogs, Foren und Gruppen, können in SharePoint eingesetzt, um nicht noch unbedeutenderen Interaktionen wie hilfslose Vorstellungen zu überschneiden.
- Suchwerkzeuge: Sehr performante Suchfunktionen in SharePoint, die es den Beschäftigten erleichtern werden, die notwendigen Informationen schnell und mit wenig Aufwand zu erhalten.
- Mobile SharePoint: Eine Version von SharePoint bietet mobile Unterstützung für eine für Mobiltelefone optimierte Benutzeroberflächenauswahl und rendert Daten sachgerecht, damit der Benutzer Zugang zu Ressourcen des Unternehmens mit seinen mobilen Geräten von überall her erhalten kann.
Besten Implementierungspraktiken für ein SharePoint-Intranet
- Definieren Sie Ziele: Bevor Sie sich mit der Implementierung eines Intranets über Sharepoint beschäftigen, legen Sie definitiv Ziele und Anwendungsanforderungen fest.
- Benutzerorientiertheit: Es gilt sicherzustellen, dass jedes Intranet nutzungsfreundlich ist und sowohl die Anforderungen des Benutzers als auch der verwalteten Information und Arbeitsabläufe erfüllt.
- Schulung und Unterstützung: Es ist ratsam, den Mitarbeitern entsprechende Schulungen und Hilfestellungen anzubieten, um die Bedienung von SharePoint zu erleichtern.
- Regelmäßiger Support: Wenden Sie bei Bedarf regelmäßige Wartungsverfahren an, um die Leistung und Sicherheit Ihres Intranets aufrechtzuerhalten.
- Ständige Verbesserung: Lassen Sie Entwürfe von Personen, die das Intranet benützen, und setzen Sie es dafür ein, das Intranet kommunizieren, dieses Entwicklungsziel weiterhin zu verbessern.
Fallstudien: Erfolgreiche SharePoint-Intranets
Beispiel 1: Unternehmen A – Ein global agierender Konzern
- Beschreibung des Unternehmens und seiner Herausforderungen: Unternehmen A ist ein multinationaler Konzern mit Niederlassungen auf der ganzen Welt. Das Unternehmen litt unter einer Vielzahl von Herausforderungen, darunter eine ineffiziente Wissensverwaltung, eine mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Die Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, wichtige Informationen zu finden, und die Zusammenarbeit erfolgte oft über E-Mail oder andere unstrukturierte Kommunikationswege.
- Wie SharePoint diese Herausforderungen gelöst hat: Unternehmen A implementierte ein SharePoint-Intranet, um eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinformationen zu schaffen. Durch die Einrichtung von Teamseiten für jede Abteilung wurden die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch gefördert. Ein zentrales Dokumentenmanagement-System ermöglichte es den Mitarbeitern, alle relevanten Dokumente an einem Ort zu finden und zu verwalten. Darüber hinaus wurden Workflows zur Genehmigung von Dokumenten und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingeführt.
- Ergebnisse und Vorteile der SharePoint-Implementierung: Nach der Einführung von SharePoint konnte Unternehmen A eine deutliche Verbesserung der Effizienz und Produktivität feststellen. Die Mitarbeiter fanden Informationen schneller, die Zusammenarbeit wurde vereinfacht und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften wurde sichergestellt. Darüber hinaus konnte das Unternehmen Kosten durch die Reduzierung von Papierverbrauch und die Automatisierung von Prozessen einsparen.
Beispiel 2: Unternehmen B – Ein mittelständisches Unternehmen im produzierenden Gewerbe
- Beschreibung des Unternehmens und seiner Herausforderungen: Unternehmen B ist ein mittelständisches Unternehmen im produzierenden Gewerbe. Das Unternehmen hatte Probleme mit der Verwaltung von Produktionsdaten, der Kommunikation zwischen den verschiedenen Produktionsstätten und der Schulung neuer Mitarbeiter. Die Produktionsdaten waren über verschiedene Systeme verteilt und schwer zugänglich, was zu Verzögerungen in der Produktion führte.
- Wie SharePoint diese Herausforderungen gelöst hat: Unternehmen B setzte SharePoint ein, um eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Produktionsdaten zu schaffen. Durch die Einrichtung von Dokumentbibliotheken für technische Zeichnungen, Produktionsanweisungen und Qualitätsberichte wurden alle relevanten Informationen an einem Ort zusammengeführt. Darüber hinaus wurden SharePoint-Listen zur Verwaltung von Maschinenwartungen und Inventar eingesetzt. Um die Schulung neuer Mitarbeiter zu erleichtern, wurden Schulungsunterlagen in SharePoint bereitgestellt.
- Ergebnisse und Vorteile der SharePoint-Implementierung: Durch den Einsatz von SharePoint konnte Unternehmen B seine Produktionsprozesse optimieren und die Qualität seiner Produkte verbessern. Die Mitarbeiter hatten einen besseren Zugriff auf die benötigten Informationen, was zu einer Reduzierung von Fehlern führte. Darüber hinaus konnte das Unternehmen Zeit und Kosten sparen, indem es manuelle Prozesse automatisierte.
Zusätzliche Aspekte, die in den Fallstudien berücksichtigt werden könnten:
- Quantitative Ergebnisse: Wenn möglich, sollten konkrete Zahlen und Daten angeführt werden, um die positiven Auswirkungen der SharePoint-Implementierung zu untermauern (z.B. um wie viel Prozent hat sich die Suchzeit verkürzt, wie viele Stunden wurden durch Automatisierung eingespart?).
- Herausforderungen bei der Implementierung: Es ist wichtig, auch auf die Herausforderungen hinzuweisen, die bei der Einführung von SharePoint auftreten können, und wie diese bewältigt wurden.
- Zukünftige Pläne: Geben Sie einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des SharePoint-Intranets und mögliche Erweiterungen.
