SharePoint SE steht für SharePoint Subscription Edition. Es ist die neueste On-Premises-Version von SharePoint – also die Variante, die du weiterhin auf deinen eigenen Servern hosten kannst. Der große Unterschied: SE folgt keinem klassischen Versionszyklus mehr. Stattdessen erhältst du laufend Funktions- und Sicherheitsupdates, ähnlich wie bei Microsoft 365.
Warum lohnt sich der Umstieg auf SharePoint SE?
Viele Unternehmen zögern, weil Migration zunächst nach Aufwand klingt. Doch die Vorteile überwiegen eindeutig:
- Längerer Support: Ältere Versionen verlieren nach und nach den Support – Sicherheitsrisiken steigen.
- Regelmäßige Updates: Keine riesigen Upgrades mehr, sondern stetige Verbesserungen.
- Bessere Performance: Optimierte Serverleistung, schnellere Ladezeiten und moderne Caching-Mechanismen.
- Mehr Sicherheit: Unterstützung aktueller Protokolle wie TLS 1.3 und moderner Authentifizierungsmethoden.
- Cloud-Integration: SE ist perfekt für hybride Szenarien – du kannst On-Prem-Daten mit Microsoft 365 verbinden.
- Zukunftssicher: Du bleibst kompatibel mit modernen Technologien und Office-Versionen.
Kurz gesagt: Wer zukunftsfähig bleiben will, kommt an SE kaum vorbei.
Risiken und Herausforderungen beim Umstieg
Natürlich ist eine Migration kein Selbstläufer. Die größten Stolperfallen liegen meist in individuellen Anpassungen und alten Strukturen.
- Veraltete Custom-Lösungen: Eigenentwickelte Webparts oder alte Farm Solutions funktionieren oft nicht mehr.
- Klassische Workflows: Alte Workflow-Engines sind teilweise nicht mehr unterstützt.
- Komplexe Inhalte: Große Datenbanken, viele Versionen oder unstrukturierte Inhalte verlangsamen den Prozess.
- Abhängigkeiten von alten Servern: Ältere SQL- oder Windows-Versionen sind inkompatibel mit SE.
- Change Management: Nutzer müssen mit neuen Oberflächen und Funktionen vertraut gemacht werden.
Klingt nach viel? Keine Sorge – mit einer klaren Strategie lässt sich das alles kontrolliert angehen.
Der Migrationsprozess im Überblick
Eine erfolgreiche Migration folgt keinem festen Schema, aber sie hat typische Phasen:
- Analyse & Planung
- Bereinigung & Vorbereitung der alten Umgebung
- Aufbau der neuen SE-Infrastruktur
- Migration der Inhalte & Tests
- Abnahme, Schulung und Go-Live
Lass uns das im Detail durchgehen.
Analysephase – den Ist-Zustand verstehen
Bevor du überhaupt an Migration denkst, musst du wissen, was du eigentlich migrierst.
Erstelle eine vollständige Bestandsaufnahme deiner Umgebung:
- Welche SharePoint-Version nutzt du aktuell?
- Wie viele Site Collections, Listen, Bibliotheken und Benutzer gibt es?
- Welche benutzerdefinierten Lösungen oder Webparts sind im Einsatz?
- Welche Inhalte sind kritisch und welche können archiviert werden?
- Wie ist die aktuelle Infrastruktur aufgebaut – SQL-Version, Serveranzahl, Authentifizierung, Backup-Strategie?
Diese Analyse ist das Fundament deiner Planung. Je genauer du sie machst, desto reibungsloser läuft der spätere Umstieg.
Bewertung und Zieldefinition
Hier stellst du dir zwei zentrale Fragen:
- Was willst du beibehalten?
- Was willst du modernisieren oder abschaffen?
Viele Unternehmen nutzen die Migration als Chance, alte Strukturen aufzuräumen. Vielleicht brauchst du gar nicht alle alten Bibliotheken oder du möchtest endlich auf moderne Seitenlayouts umsteigen.
Lege klare Ziele fest:
- Soll nur die Plattform modernisiert werden oder auch die Informationsarchitektur?
- Möchtest du direkt auf moderne Teamsites umstellen?
- Sollen Prozesse künftig automatisiert laufen?
Je klarer deine Vision, desto gezielter kannst du planen.
Bereinigung der Altumgebung
Der beste Tipp aus der Praxis: Nicht alles mitnehmen.
Bevor du migrierst, bereinige deine alte Umgebung:
- Lösche alte, inaktive Sites.
- Entferne ungenutzte Listen, Versionen und Workflows.
- Dokumentiere, was wirklich wichtig ist.
- Teste, welche Custom Solutions du ersetzen kannst.
Eine saubere Umgebung reduziert nicht nur den Aufwand, sondern erhöht auch die Stabilität und Geschwindigkeit nach der Migration.
Aufbau der neuen SharePoint-SE-Infrastruktur
Jetzt geht’s an die technische Vorbereitung.
Für SharePoint SE brauchst du:
- Aktuelles Windows Server Betriebssystem
- SQL Server (mindestens 2019 oder neuer)
- TLS 1.2 oder 1.3 aktiviert
- Moderne Authentifizierung (NTLM, Kerberos, OAuth, OpenID Connect)
Erstelle zunächst eine Testumgebung – dort kannst du alle Migrationen gefahrlos simulieren. Achte auf identische Konfigurationen, damit du später keine bösen Überraschungen erlebst.
Auswahl der Migrationsmethode
Es gibt zwei Hauptwege:
Direkte Migration (In-Place)
Hier wird SharePoint direkt auf demselben Server auf die neue Version aktualisiert. Das spart Hardware, birgt aber mehr Risiken – insbesondere, wenn Fehler in der alten Umgebung bestehen.
Neuinstallation (Parallel Migration)
Empfohlen für die meisten Szenarien: Du richtest eine neue SE-Farm auf separater Hardware ein und migrierst Inhalte Schritt für Schritt. So kannst du sauber testen, validieren und alte Probleme hinter dir lassen.
Nutzung von Migrations-Tools
Es gibt verschiedene Tools, die den Prozess erheblich vereinfachen. Viele Organisationen setzen auf bewährte Drittanbieter-Lösungen, um Inhalte automatisiert zu übertragen, Berechtigungen zu prüfen und Reports zu erstellen.
Solche Tools können:
- Metadaten erhalten
- Workflows und Berechtigungen übernehmen
- inkrementelle Migrationen ermöglichen (nur Änderungen übertragen)
- Testmigrationen durchführen
Manuelle Migrationen sind zwar möglich, aber in großen Umgebungen oft fehleranfällig.
Testmigration und Validierung
Jetzt kommt der wichtigste Schritt: testen, testen, testen!
Führe eine Pilotmigration durch, z. B. mit einer kleineren Site Collection. Überprüfe:
- Werden alle Inhalte korrekt angezeigt?
- Funktionieren Berechtigungen und Workflows?
- Sind Metadaten, Versionen und Dokumente vollständig?
- Gibt es Performance-Probleme?
Notiere alle Abweichungen und passe deine Strategie an, bevor du die komplette Umgebung migrierst.
Endgültige Migration
Wenn die Tests erfolgreich waren, kannst du den Umstieg endgültig durchführen. Plane diesen Schritt möglichst außerhalb der Geschäftszeiten, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Tipp:
- Deaktiviere Schreibzugriffe auf die alte Umgebung, sobald die finale Migration läuft.
- Stelle sicher, dass Benutzer wissen, wann der Umstieg stattfindet.
- Überprüfe nach der Migration die Funktionsfähigkeit sämtlicher Kernsysteme.
Nachbearbeitung und Optimierung
Nach der Migration ist vor der Optimierung. Prüfe:
- Gibt es doppelte Inhalte oder verwaiste Sites?
- Müssen Berechtigungen angepasst werden?
- Funktionieren alle Verknüpfungen und Workflows korrekt?
Nutze die Gelegenheit, um Governance-Richtlinien einzuführen – also klare Regeln, wer was darf, wie Dokumente benannt werden und welche Struktur gilt.
Schulung und Change Management
Ein erfolgreicher technischer Umstieg ist nur die halbe Miete. Die Nutzer müssen auch wissen, wie sie mit der neuen Plattform arbeiten.
Organisiere kurze Trainings oder Video-Tutorials, um:
- den Umgang mit modernen Seiten zu erklären,
- neue Funktionen vorzustellen,
- Best Practices zu vermitteln.
Wenn die Nutzer verstehen, warum sich etwas geändert hat und wie sie davon profitieren, steigt die Akzeptanz enorm.
Häufige Fehler bei der Migration
Damit du sie vermeiden kannst, hier die Klassiker:
- Migration ohne vorherige Testumgebung
- Zu große Datenbanken (über 200 GB) ohne Aufteilung
- Fehlende Bereinigung alter Workflows oder Custom Codes
- Keine klare Kommunikationsstrategie mit den Nutzern
- Zu knapper Zeitplan
Plane lieber einen Tag mehr ein als einen Neustart wegen eines übersehenen Fehlers.
Tipps für eine reibungslose Migration
- Frühzeitig planen: Beginne mindestens 3–6 Monate vorher.
- Iterativ vorgehen: Starte klein und erweitere schrittweise.
- Dokumentieren: Halte jeden Schritt schriftlich fest.
- Automatisieren: Nutze Skripte oder Tools für wiederkehrende Aufgaben.
- Backup-Strategie: Sichere alte und neue Umgebung umfassend.
Zukunft mit SharePoint SE
Mit SE hat Microsoft klar gezeigt, dass On-Premises nicht tot ist. Es bleibt weiterhin eine starke Option für Unternehmen mit sensiblen Daten oder komplexen internen Anforderungen.
Zudem bietet SE eine Brücke zur Cloud: Du kannst hybride Szenarien umsetzen, Workflows mit Power Automate kombinieren und Inhalte über Microsoft 365 synchronisieren.
Damit legst du den Grundstein für eine flexible, moderne und sichere Collaboration-Plattform.
Fazit
Die Migration zu SharePoint SE ist keine Kleinigkeit, aber sie ist eine lohnende Investition in die Zukunft. Du bekommst nicht nur eine modernere, sichere und performantere Plattform, sondern auch Planungssicherheit für die nächsten Jahre.
Wichtig ist: Nicht überstürzen, sondern planen.
Mit einer klaren Strategie, sauberer Vorbereitung und gezieltem Testing wird die Umstellung deutlich einfacher, als viele denken.
Und am Ende wirst du merken: Der Schritt in die „Subscription-Welt“ ist nicht nur ein technisches Upgrade – es ist ein echter Kulturwandel in Richtung moderner Zusammenarbeit.
