Schritte zur erfolgreichen SharePoint-Implementierung

SharePoint kann ein unglaublich mächtiges Werkzeug für Unternehmen sein, um die Zusammenarbeit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu optimieren. Aber wie bei jedem großen Projekt kann eine erfolgreiche SharePoint-Implementierung eine Herausforderung sein.

Wo fängt man überhaupt an? Wie stellt man sicher, dass alle Mitarbeiter die Plattform nutzen und dass sie tatsächlich den gewünschten Nutzen bringt?

Die folgenden Schritte helfen dir, eine SharePoint-Einführung zu planen, im Pilot zu prüfen und anhand vereinbarter Kriterien zu bewerten. Ein bestimmter Projekterfolg lässt sich dadurch nicht garantieren.

Ziele und Anforderungen definieren

Definiere zuerst, was du mit SharePoint erreichen möchtest und welcher Arbeitsablauf verbessert werden soll. Unsere SharePoint-Beratung ist der passende Einstieg, um Anforderungen und Projektumfang zu besprechen.

• Was sind deine Geschäftsziele?
  • Willst du die Zusammenarbeit innerhalb deines Teams verbessern?
  • Soll SharePoint als Intranet dienen, um Informationen zentral zu verwalten?
  • Möchtest du die Dokumentenverwaltung optimieren?
  • Geht es darum, bestimmte Geschäftsprozesse zu automatisieren?
• Wer sind deine Zielgruppen?
  • Wer wird SharePoint nutzen?
  • Welche spezifischen Bedürfnisse haben diese Benutzer?
• Welche Anforderungen hast du an die Plattform?
  • Benötigst du bestimmte Funktionen wie Workflow-Automatisierung, Benutzerrechte-Management oder Integration mit anderen Anwendungen?

Eine gründliche Anforderungsanalyse ist der Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung. Sie gibt dir eine klare Richtung und hilft dir, sicherzustellen, dass SharePoint deinen spezifischen Bedürfnissen entspricht.

Projektteam zusammenstellen

Erfolgreiche Projekte brauchen ein starkes Team. Stelle ein Projektteam zusammen, das über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um die Implementierung erfolgreich durchzuführen.

• Projektmanager: Leitet das Projekt, überwacht den Fortschritt und löst Probleme.
• Business Analyst: Sammelt und analysiert die Geschäftsanforderungen.
• IT-Spezialist: Konfiguriert und verwaltet die SharePoint-Umgebung.
• Endbenutzer: Vertreten die Interessen der zukünftigen Nutzer und geben Feedback.

Idealerweise sollte das Team aus einer Mischung aus IT-Experten und Geschäftsanwendern bestehen. Dies gewährleistet, dass sowohl die technischen als auch die geschäftlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Pilotauftrag mit überprüfbaren Abnahmekriterien

Beginne mit einem abgegrenzten Arbeitsablauf, etwa der gemeinsamen Verwaltung von Projektunterlagen. Benenne Nutzer, Verantwortliche und Dokumenttypen und wähle ein aktuelles Betriebsmodell mit den benötigten Funktionen. Vereinbare vor der Konfiguration, welche Ergebnisse der Pilot nachweisen muss.

• Prüfe mit repräsentativen Testdokumenten, ob die Pilotnutzer die benötigten Unterlagen finden und bearbeiten können.
• Teste Rollen, Berechtigungen und gegebenenfalls externe Freigaben einschließlich verweigerter Zugriffe; dokumentiere erwartetes und tatsächliches Verhalten.
• Kläre und prüfe das Wiederherstellungsverfahren und halte Rückmeldungen, offene Punkte und notwendige Anpassungen fest.

Lass den Pilot anhand dieser Kriterien abnehmen, bevor Migration und breiter Rollout freigegeben werden. Ein verständlicher Supportweg und benannte Pflegeverantwortliche gehören bereits zum Pilotumfang. Ein technisch bereitgestellter Pilot ist noch keine fachliche Abnahme.

Benutzertraining und Support anbieten

Die Schulung der Benutzer ist entscheidend für eine erfolgreiche SharePoint-Adoption.

• Biete umfassende Schulungen an, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sind.
• Stelle eine leicht zugängliche Support-Infrastruktur bereit, beispielsweise ein Helpdesk oder ein Online-Forum.
• Entwickle eine klare Kommunikationsstrategie, um die Benutzer über neue Funktionen und Best Practices zu informieren.

Wenn die Benutzer wissen, wie sie SharePoint effektiv nutzen können, sind sie eher bereit, die Plattform anzunehmen und produktiv zu arbeiten.

Kommunikation und Change Management

Veränderungen können für Mitarbeiter einschüchternd sein. Daher ist es wichtig, die Kommunikation und das Change Management sorgfältig zu planen.

• Halte die Mitarbeiter über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden.
• Kommuniziere die Vorteile von SharePoint klar und deutlich.
• Beantworte alle Fragen und Bedenken der Mitarbeiter.
• Ermutige das Feedback der Benutzer und nimm es ernst.

Ein effektives Change Management hilft, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu erhöhen und den Widerstand gegen die Einführung von SharePoint zu minimieren.

Datenmigration

Wenn du vorhandene Daten in SharePoint migrieren möchtest, ist es wichtig, einen sorgfältigen Migrationsplan zu erstellen.

• Stelle sicher, dass die Datenqualität hoch ist und dass die Daten korrekt migriert werden.
• Teste die Migration gründlich, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Entwickle einen Rollback-Plan für den Fall, dass Probleme auftreten.

Eine erfolgreiche Datenmigration ist entscheidend für den Erfolg der SharePoint-Implementierung. Sie stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen verfügbar sind und dass die Benutzer problemlos auf die Daten zugreifen können.

Ordne die nächsten Schritte anhand deiner bestehenden Umgebung ein. Informationen zu network4you findest du auf der Startseite; den Umfang einer konkreten Unterstützung klärst du im Projektgespräch.

Governance und Wartung

Nach der Implementierung ist es wichtig, eine klare Governance-Struktur zu etablieren.

• Lege Richtlinien für die Nutzung von SharePoint fest.
• Stelle sicher, dass die Plattform regelmäßig gewartet und aktualisiert wird.
• Überwache die Nutzung von SharePoint und analysiere die Benutzeraktivität.
• Nimm regelmäßig Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass SharePoint weiterhin den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Eine effektive Governance-Struktur stellt sicher, dass SharePoint ordnungsgemäß genutzt wird und dass die Plattform langfristig erfolgreich ist.

Kontinuierliche Verbesserung

Die SharePoint-Implementierung ist ein kontinuierlicher Prozess.

• Sammle regelmäßig Feedback von den Benutzern.
• Überprüfe und passe die Prozesse und Richtlinien bei Bedarf an.
• Identifiziere neue Möglichkeiten, um SharePoint zu nutzen und den Geschäftswert zu steigern.

Durch kontinuierliche Verbesserung kannst du sicherstellen, dass SharePoint den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht und dass die Plattform weiterhin einen Mehrwert für die Mitarbeiter bietet.

Aktuelles Betriebsmodell und Supportstand wählen

Vergleiche SharePoint in Microsoft 365 mit einem selbst betriebenen SharePoint Server anhand von Funktionen, Integrationen und Betriebsverantwortung. SharePoint Foundation 2013 ist keine aktuelle Einstiegsoption: Sein Support ist beendet. Auch der Support von Server 2016 und Server 2019 ist zum Prüfstand Oktober 2026 bereits abgelaufen. Für SharePoint Server Subscription Edition ist ein unterstützter Update-Build erforderlich; Version, Funktionen und erforderliche Lizenzen sind vor der Auswahl zu prüfen.

• Wähle den Plan, der deinen spezifischen Bedürfnissen und deinem Budget am besten entspricht.
• Berücksichtige Faktoren wie die Anzahl der Benutzer, die erforderlichen Funktionen und die gewünschte Integrationsfähigkeit.

Dokumentiere die Auswahl einschließlich Supportstand, benötigten Funktionen, Lizenzvoraussetzungen und Verantwortlichen. Prüfe diese Entscheidung mit dem Pilot; ein Produktname allein belegt keine passende oder unterstützte Lösung.

Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner

Wenn du keine ausreichenden internen Ressourcen hast, kann es sinnvoll sein, mit einem erfahrenen SharePoint-Partner zusammenzuarbeiten.

• Ein erfahrener Partner kann dich bei der Planung, der Implementierung und der Wartung von SharePoint unterstützen.
• Sie können wertvolle Einblicke und Best Practices liefern.
• Sie können dir helfen, Risiken zu minimieren und die Kosten zu kontrollieren.

Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner kann den Erfolg deiner SharePoint-Implementierung erheblich erhöhen.

Sicherheit und Compliance

Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt jeder SharePoint-Implementierung.

• Stelle sicher, dass deine SharePoint-Umgebung angemessen geschützt ist.
• Implementiere starke Zugangsbeschränkungen und Zugriffskontrollen.
• Regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen durchführen.
• Stelle sicher, dass deine SharePoint-Implementierung den relevanten Compliance-Anforderungen entspricht.

Die Sicherheit und Compliance deiner SharePoint-Umgebung müssen immer im Vordergrund stehen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit von SharePoint ist entscheidend für die Akzeptanz der Plattform.

• Stelle sicher, dass die SharePoint-Umgebung intuitiv und leicht zu navigieren ist.
• Minimieren Sie die Komplexität und vermeiden Sie unnötige Klicks.
• Verwenden Sie klare und prägnante Beschriftungen.
• Biete den Benutzern eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Eine benutzerfreundliche SharePoint-Umgebung erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und fördert die Nutzung der Plattform.

Integration mit anderen Anwendungen

SharePoint kann mit einer Vielzahl anderer Anwendungen integriert werden.

• Integriere SharePoint mit anderen Geschäftsanwendungen wie Microsoft Office, Microsoft Teams und Microsoft 365.
• Dies ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss und verbessert die Zusammenarbeit.
• Nutze APIs und Web Services, um SharePoint mit anderen Anwendungen zu verbinden.

Die Integration mit anderen Anwendungen erhöht den Wert von SharePoint und erweitert seine Funktionalität.

Mobile Zugänglichkeit

In der heutigen mobilen Welt ist es wichtig, dass SharePoint auch von mobilen Geräten aus zugänglich ist.

• Stelle sicher, dass SharePoint für mobile Geräte optimiert ist.
• Ermögliche den Benutzern, von unterwegs auf SharePoint zuzugreifen.
• Nutze die Vorteile von mobilen Apps, um die Produktivität zu steigern.

Die mobile Zugänglichkeit von SharePoint ist entscheidend für die moderne Arbeitswelt.

Erfolgsmessung

Um den Erfolg deiner SharePoint-Implementierung zu messen, musst du geeignete Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) definieren.

• Nutzerakzeptanz: Wie viele Benutzer nutzen SharePoint regelmäßig? Wie hoch ist die Benutzerzufriedenheit?
• Produktivitätssteigerung: Wie hat sich die Produktivität der Mitarbeiter durch den Einsatz von SharePoint verbessert?
  • Zum Beispiel: Wie viel Zeit sparen Mitarbeiter durch den schnelleren Zugriff auf Informationen?
  • Wie viele manuelle Aufgaben konnten automatisiert werden?
• Dokumentenmanagement: Wie hat sich die Qualität und Verfügbarkeit von Dokumenten verbessert?
  • Sind wichtige Dokumente leichter zugänglich?
  • Sind die Dokumente besser organisiert und strukturiert?
• Zusammenarbeit: Wie hat sich die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert?
  • Werden mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen?
  • Sind die Kommunikationswege effektiver?
• Kostenersparnis: Welche Kosten konnten durch den Einsatz von SharePoint eingespart werden?
  • Zum Beispiel: Reduzierung von Druckkosten, weniger Papierverbrauch, weniger Reisekosten durch verbesserte Zusammenarbeit.

Durch die regelmäßige Messung dieser KPIs kannst du den Erfolg deiner SharePoint-Implementierung verfolgen, identifizieren, wo es Verbesserungspotenzial gibt, und die Plattform kontinuierlich optimieren.

Fazit

Eine erfolgreiche SharePoint-Implementierung erfordert eine sorgfältige Planung, eine klare Vision und eine kontinuierliche Verbesserung.

• Beginne mit einer gründlichen Anforderungsanalyse und stelle sicher, dass deine Ziele und Anforderungen klar definiert sind.
• Stelle ein erfahrenes Projektteam zusammen und führe ein Pilotprojekt durch, um frühzeitig Probleme zu identifizieren.
• Bilde deine Benutzer umfassend aus und biete ihnen den notwendigen Support.
• Kommuniziere die Vorteile von SharePoint klar und deutlich und unterstütze die Mitarbeiter bei der Veränderung.
• Lege eine klare Governance-Struktur fest und stelle sicher, dass die Plattform regelmäßig gewartet und verbessert wird.

Denke daran, dass SharePoint ein lebendiges System ist. Es erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit und Anpassung, um den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.