SharePoint als DMS: Effizientes Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen

In diesem Artikel stelle ich Ihnen alle nützlichen Informationen zu den Funktionen und Vorteilen von Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Außerdem spreche ich darüber, wie Sie SharePoint als Bestandteil von Microsoft 365 nutzen können, um in Ihrem Unternehmen für einen organisierten und effektiven Dateiumgang zu sorgen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente elektronisch zu verwalten und zu organisieren. Es ermöglicht Unternehmen, ihre gesamte Dokumentation in digitaler Form zentral zu speichern, zu verwalten und bei Bedarf schnell und einfach darauf zuzugreifen. Durch den Einsatz eines DMS können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement optimieren, die Effizienz steigern, den Zugriff auf Informationen verbessern, Kosten reduzieren, die Compliance erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.

SharePoint als DMS

Microsoft bietet im Zuge von Microsoft 365 mit dem SharePoint eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, Informationen und Content. Die Nutzung von SharePoint als DMS ermöglicht es den Mitarbeitern, auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und sie sicher zu speichern. Dies trägt zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei und vermeidet unnötige Duplikate oder fehlende Informationen in den verschiedenen Abteilungen.

Eine Microsoft 365-basierende Lösung bietet sich als Alternative zu herkömmlichen Dokumentenmanagement-Systemen an und verfolgt natürlich ähnliche wirtschaftliche und effizienzsteigernde Effekte, wie die nativen Spezialprodukte. Die großen Vorteile der Nutzung von SharePoint als DMS liegen in der Integration in die Microsoft 365-Welt bzw. dem kollaborativen Ansatz. Microsoft 365 ist eine gesamtheitliche Plattform, die unterschiedliche Tools wie z.B. OneDrive, Teams, Planner und SharePoint miteinander vereint. So erhalten Sie eine maximal integrierte Lösung und vermeiden Insellösungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Integration und Zusammenarbeit zwischen den angesprochenen Tools, kann bspw. Microsoft Teams angebunden werden oder Automatisierungen über die Microsoft Power Platform genutzt werden.

Vorteile von SharePoint als DMS

Die Nutzung von SharePoint als DMS bietet viele Vorteile für Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten:

• Verbesserte Zusammenarbeit: SharePoint ermöglicht es den Mitarbeitern, auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und sie sicher zu speichern. Dies trägt zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei und vermeidet unnötige Duplikate oder fehlende Informationen in den verschiedenen Abteilungen.
• Effizientes Dokumentenmanagement: SharePoint als DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentation in digitaler Form zentral zu speichern, zu verwalten und bei Bedarf schnell und einfach darauf zuzugreifen. Durch den Einsatz von SharePoint können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement optimieren, die Effizienz steigern, den Zugriff auf Informationen verbessern, Kosten reduzieren, die Compliance erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.
• Integration in Microsoft 365: SharePoint ist Teil von Microsoft 365 und bietet eine nahtlose Integration mit anderen Tools wie OneDrive, Teams, Planner und der Microsoft Power Platform. So erhalten Sie eine maximal integrierte Lösung und vermeiden Insellösungen in Ihrem Unternehmen.
• Sicherheit: SharePoint bietet eine sichere Plattform für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Informationen. Die Daten werden in der Cloud gespeichert und sind somit vor Verlust oder Beschädigung geschützt.

SharePoint als DMS ist eine effektive Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentation in digitaler Form zentral verwalten möchten. Die Nutzung von SharePoint als DMS ermöglicht es den Mitarbeitern, auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und sie sicher zu speichern. Dies trägt zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei und vermeidet unnötige Duplikate oder fehlende Informationen in den verschiedenen Abteilungen.

Wie kann ich SharePoint als DMS in meinem Unternehmen implementieren?

Die Implementierung von SharePoint als DMS in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um SharePoint als DMS in Ihrem Unternehmen zu implementieren:

1. Planen Sie Ihre SharePoint-Implementierung: Bevor Sie mit der Implementierung von SharePoint als DMS beginnen, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie SharePoint in Ihrem Unternehmen nutzen möchten. Legen Sie fest, welche Dokumente Sie speichern möchten, wer auf diese Dokumente zugreifen kann und wie Sie die Dokumente organisieren möchten.
2. Erstellen Sie Ihre SharePoint-Site: Erstellen Sie eine SharePoint-Site, auf der Sie Ihre Dokumente speichern und organisieren können. Legen Sie fest, wer auf die Site zugreifen kann und welche Berechtigungen diese Benutzer haben.
3. Laden Sie Ihre Dokumente hoch: Laden Sie Ihre Dokumente auf Ihre SharePoint-Site hoch. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumente in den richtigen Ordnern speichern und dass sie ordnungsgemäß benannt sind.
4. Organisieren Sie Ihre Dokumente: Organisieren Sie Ihre Dokumente in SharePoint, indem Sie Ordner erstellen und die Dokumente in diese Ordner verschieben. Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Ihre Ordner und Dokumente, um sicherzustellen, dass sie leicht zu finden sind.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit SharePoint als DMS. Zeigen Sie ihnen, wie sie auf die Dokumente zugreifen können, wie sie Dokumente bearbeiten und wie sie neue Dokumente erstellen können.
6. Überwachen Sie Ihre SharePoint-Site: Überwachen Sie regelmäßig Ihre SharePoint-Site, um sicherzustellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß organisiert sind und dass die Benutzer die Site ordnungsgemäß nutzen.

Die Firma Network4you (Systemhaus München) GmbH hat sich seit vielen Jahren im Bereich Informationstechnologie und Microsoft-Beratungsdiensten als Microsoft Gold Partner ausgezeichnet und hilft Ihnen dabei, von allen Vorteilen und technologischen Lösungen dieses renommierten Unternehmens zu profitieren, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern.