SharePoint ist für viele Unternehmen weit mehr als nur eine Plattform zur Zusammenarbeit. Es ist das digitale Fundament, auf dem Dokumente, Prozesse, Kommunikation und geschäftskritische Workflows aufgebaut sind. Genau deshalb kann ein Datenverlust oder Ausfall von SharePoint schnell zu einem ernsten Risiko werden. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert Produktionsstopps, Compliance-Verstöße oder sogar langfristige Schäden am Unternehmen. In diesem Artikel tauchen wir tief in das Thema SharePoint-Backup und Disaster Recovery ein und entwickeln gemeinsam Strategien, wie Dein Unternehmen selbst im Ernstfall stabil bleibt.
Warum SharePoint-Backups unverzichtbar sind
Viele Unternehmen glauben, dass Microsoft automatisch alles absichert. Klar: SharePoint Online ist robust, verteilt auf mehrere Rechenzentren und grundsätzlich ausfallsicher. Aber das schützt nicht vor Fehlern auf Anwenderseite. Gelöschte Dateien, fehlerhafte Synchronisation, Malware-Angriffe oder falsche Berechtigungen – all das kann Microsoft nicht vorhersehen. Und genau hier kommen eigene Backup-Strategien ins Spiel.
Die häufigsten Risiken in SharePoint-Umgebungen
Um zu verstehen, warum Backups so wichtig sind, lohnt sich ein Blick auf typische Bedrohungen. Datenverlust entsteht oft durch menschliche Fehler, kompromittierte Konten, Ransomware oder kaputte Datenstrukturen. Manchmal reicht schon eine unbedachte Löschaktion im Explorer aus, um ganze Projektarchivordner verschwinden zu lassen. Dann wird es schnell brenzlig.
Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premises
Bevor man Backup-Konzepte entwickelt, muss man wissen, worauf sie sich beziehen.
SharePoint Online
Hier übernimmt Microsoft die Plattformverfügbarkeit. Doch Inhalte sind Deine Verantwortung – das bestätigt sogar das Shared-Responsibility-Modell. Microsoft stellt nur begrenzte Wiederherstellungsmöglichkeiten bereit, und die reichen für Business Continuity oft nicht aus.
SharePoint On-Premises
In lokalen Umgebungen ist das Unternehmen für alles selbst verantwortlich: Hardware, Datenbanken, Konfiguration, Wiederherstellungsprozesse. On-Premises kann flexibler, aber auch deutlich komplexer sein. Dafür können Backups detaillierter gesteuert werden.
Was ein gutes SharePoint-Backup ausmacht
Ein Backup ist nicht einfach nur eine Kopie. Es muss durchdacht sein. Gute Backups sind konsistent, vollständig, versioniert und schnell wiederherstellbar. Und: Sie müssen automatisiert laufen. Manuell klappt es vielleicht ein paar Wochen – danach vergisst man garantiert etwas.
Backup-Arten in SharePoint
Es gibt mehrere Herangehensweisen, die sich je nach Umgebung und Zielsetzung unterscheiden.
Backup auf Dokumenten- und Website-Ebene
Das ist der Standardweg, wenn man einzelne Dateien oder ganze Bibliotheken sichern möchte. Praktisch, aber nicht ausreichend für vollständige Wiederherstellungsszenarien.
Datenbank-Backups
In SharePoint On-Premises laufen alle Inhalte in SQL-Datenbanken zusammen. Ein SQL-Backup sichert die gesamte Struktur – ideal, wenn die Umgebung groß und komplex ist.
Konfigurations-Backups
Nicht nur Inhalte sind wichtig. Auch Webanwendungen, Service-Anwendungen, Einstellungen und Berechtigungen müssen gesichert sein. Hier greifen spezielle PowerShell-Skripte oder externe Tools.
Cloud-to-Cloud-Backups
Für SharePoint Online eine der beliebtesten Methoden. Daten werden regelmäßig in eine zweite Cloud repliziert. So ist man unabhängig vom Microsoft-Recovery-Zeitfenster.
Wie häufig sollten SharePoint-Backups erfolgen?
Eine gute Faustregel lautet: So oft sichern, wie man es sich leisten kann, Daten zu verlieren. Für viele Unternehmen bedeutet das täglich oder sogar stündlich. Moderne Backup-Lösungen arbeiten inkrementell – dadurch kostet eine Sicherung kaum Zeit. Wichtig ist aber ein realistisches Recovery Time Objective (RTO) und Recovery Point Objective (RPO). Je klarer diese Ziele, desto besser die Backup-Strategie.
Versionierung als interne Schutzfunktion
SharePoint bringt selbst Funktionen mit, die als „Mini-Backups“ dienen: Versionierung. Jede Datei kann mehrere Versionen speichern, sodass frühere Zustände wiederhergestellt werden können. Das ersetzt keine systemweiten Backups, hilft aber im Alltag ungemein. Hast Du schon mal eine Präsentation stundenlang überarbeitet und dann gemerkt, dass die komplett falsche Datei Grundlage war? Versionierung rettet genau in solchen Momenten den Tag.
Papierkorb und Wiederherstellungsoptionen in SharePoint
Der Papierkorb in SharePoint funktioniert zweistufig und ist oft die erste Rettung. Dateien lassen sich bis zu 93 Tage zurückholen – ein komfortabler Zeitraum. Doch auch hier gilt: Das ist kein echtes Backup. Wenn eine ganze Website-Kollektion gelöscht wird oder Daten beschädigt sind, sind die Bordmittel schnell am Ende.
Externe Backup-Lösungen: Wann lohnen sie sich?
Drittanbieter-Lösungen bieten Features wie granulare Wiederherstellung, flexiblere Speicherziele, benutzerfreundliche Oberflächen und automatisierte Compliance-Reports. Sie eignen sich besonders für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, sensiblen Daten oder komplexen Umgebungen. Vor allem bei SharePoint SE sind solche Tools eine große Erleichterung.
Disaster Recovery: Mehr als nur Backups
Backup ist der erste Schritt, aber kein vollständiger Disaster-Recovery-Plan. Der beste Plan nutzt nichts, wenn niemand weiß, wie er im Ernstfall anzuwenden ist. Disaster Recovery umfasst Infrastruktur, Prozesse, Zuständigkeiten und Kommunikation. Wer übernimmt was? Wie wird entschieden? Welche Systeme sind kritisch? Das Ziel: Die Ausfallzeit so gering wie möglich halten.
Ein effektiver Disaster-Recovery-Plan
Ein DR-Plan besteht aus mehreren Elementen:
Risikoanalyse
Welche Gefahren drohen? Von Cyberangriffen über Naturkatastrophen bis hin zu Hardwaredefekten. Je genauer man Risiken kennt, desto präziser kann man planen.
Priorisierung kritischer Systeme
Nicht jeder Bereich ist gleich wichtig. Manche Inhalte müssen sofort wieder verfügbar sein, andere können ein paar Stunden offline bleiben.
Dokumentation aller Prozesse
Alle Schritte müssen klar dokumentiert sein – verständlich und sofort erreichbar. Chaos im Ernstfall ist das Letzte, was man gebrauchen kann.
Verantwortlichkeiten klären
Wer ist Teil des Recovery-Teams? Wer entscheidet über den Failover? Wer kommuniziert mit den Mitarbeitenden? Bei einem Ausfall muss jeder Handgriff sitzen.
Testen, testen, testen
Ein Plan ist nur so gut wie seine Umsetzung. Regelmäßige Tests decken Schwachstellen auf, verbessern die Reaktionszeit und machen das Team sicherer. Viele Unternehmen erstellen zwar Pläne, testen aber nie. Und im Ernstfall wundert man sich dann, warum nichts funktioniert.
Cloud-Herausforderungen für die Disaster Recovery
In der Cloud ist vieles einfacher, aber manches schwieriger. Man hat keinen direkten Zugriff auf die Hardware und muss sich auf die Dienste des Providers verlassen. Außerdem entstehen neue Risiken wie Zugriffsfehler, falsch konfigurierte Synchronisationen oder Account-Übernahmen. Besonders wichtig ist deshalb Identity Protection – denn wenn Angreifer sich einloggen können, nützen die besten Backups nichts.
Best Practices für nachhaltige SharePoint-Sicherheit
Für eine solide Business Continuity lohnt es sich, mehrere Maßnahmen zu kombinieren: Multifaktor-Authentifizierung, regelmäßige Security-Audits, klare Berechtigungskonzepte, automatisierte Backups, strukturierte DR-Pläne und die Schulung der Mitarbeitenden. Gemeinsam bilden sie ein Sicherheitsnetz, das Ausfälle minimiert und Risiken reduziert.
Fazit
SharePoint ist ein mächtiges Werkzeug – aber nur dann wirklich zuverlässig, wenn es durchdacht abgesichert ist. Backups schützen vor Datenverlust, Disaster-Recovery-Pläne sichern die Geschäftsprozesse. Zusammen bilden sie das Fundament, das ein Unternehmen selbst in Krisensituationen handlungsfähig hält. Sei es der versehentliche Klick eines Mitarbeitenden oder ein großflächiger Ausfall: Wer gut vorbereitet ist, vermeidet Stress, Kosten und unnötige Risiken. Und am Ende zählt genau das – Geschäftskontinuität, Stabilität und Vertrauen in die eigene digitale Infrastruktur.
