SharePoint und Teams erfüllen unterschiedliche Aufgaben, können aber bei der Projektarbeit zusammenwirken. Teams bündelt Kommunikation und Zusammenarbeit; SharePoint stellt unter anderem die Ablage für Kanaldateien bereit. Entscheidend ist, welche Personen welche Informationen finden und bearbeiten sollen. Dieser Leitfaden beschreibt einen Planungsansatz und keinen bereits ausgeführten Kundentest.
Fachlich überarbeitet am 24. Oktober 2026. Das Projektbeispiel ist ausdrücklich erfunden. Es werden keine Platzhalterfirmen als Referenzen oder unbelegten Fallstudien als Erfolge dargestellt.
1. Kommunikation und Dokumente gemeinsam planen
Lege für ein Projekt fest, welche Themen in einen Kanal gehören und wo die zugehörigen Dokumente liegen. Eine Nachricht mit einer Kopie im Anhang kann sonst neben einer anderen Fassung in der Bibliothek bestehen. Verständliche Verweise auf den vorgesehenen Ablageort helfen, solche Unklarheiten zu vermeiden.
Halte die fachlich verantwortliche Person, die vorgesehenen Mitglieder und den Umgang mit externen Beteiligten fest. Eine technische Verbindung zwischen zwei Produkten ersetzt diese Entscheidungen nicht. Prüfe auch, wer die Struktur später pflegt und Änderungen freigibt.
2. Kanaltypen und Speicherorte unterscheiden
Microsoft beschreibt die Verbindung von Teams und SharePoint. Standardkanäle eines Teams verwenden dieselbe SharePoint-Website mit entsprechenden Ordnern. Private und freigegebene Kanäle haben eigene zugehörige Websites. Ein Kanalname allein sagt daher noch nicht, welche Personen Zugriff auf die Dateien haben.
Die Übersicht der Kanaltypen erläutert die unterschiedlichen Zielgruppen. Prüfe den benötigten Typ und die vorhandenen Richtlinien, bevor du eine neue Struktur anlegst. Externe Zusammenarbeit ist kein Grund, Zugriffe ungeprüft auszuweiten.
3. Ein konkretes Datei-Szenario entwerfen
Ein rein fiktives Beispiel: Eine Projektgruppe bespricht eine interne Arbeitsanleitung im vorgesehenen Kanal. Die freigegebene Beispieldatei liegt am vereinbarten gemeinsamen Ablageort. Eine Person bearbeitet, eine zweite prüft und eine dritte soll ausschließlich lesen. Der Ablauf ist ein vorgeschlagenes Modell und kein Bericht über eine reale Einführung.
Lass die Beteiligten die richtige Fassung finden und ihre jeweilige Aufgabe ausführen. Prüfe zusätzlich ein Konto, das ausdrücklich keinen Zugriff erhalten soll. Notiere die tatsächlichen Ergebnisse. Dass eine Datei in einer Nachricht erscheint, belegt allein weder die richtige Ablage noch die passende Berechtigung.
4. Vertretung und Projektabschluss berücksichtigen
Kläre, wer bei Abwesenheit die Verantwortung übernimmt. Prüfe, ob wichtige Dateien dauerhaft an eine einzelne Person gebunden sind oder am vorgesehenen gemeinsamen Ort bleiben. Dokumentiere, wie neue Mitglieder eingearbeitet und nicht mehr benötigte Zugriffe überprüft werden.
Lege für den Projektabschluss fest, wer Inhalte weiter benötigt und wer über spätere Änderungen entscheidet. Archivierung, Aufbewahrung und Löschen sind gesonderte Vorgänge. Ein Projektabschluss ist keine automatische Zustimmung zum Entfernen von Dateien oder Zugriffsrechten.
5. Den Ablauf prüfen und verständlich erklären
Teste Navigation, Auffinden, Bearbeitung und abgewiesene Zugriffe in einer geeigneten Umgebung. Nutze freigegebene Beispieldaten. Halte Version, Konfiguration, erwartetes Ergebnis und tatsächliche Beobachtung fest. Nicht geprüfte Fälle bleiben sichtbar und gelten nicht als bestanden.
Eine kurze Schulung sollte den tatsächlich eingerichteten Ablauf zeigen. Der veröffentlichte Artikel belegt keine reale Berechtigungsprüfung, keine erfolgreiche Einführung und keinen besonderen Produktivitätsgewinn. Ein Kundenfall wird nur mit nachvollziehbarer Aussage und entsprechender Freigabe als solcher verwendet.
6. Die gemeinsame Projektarbeit besprechen
Unsere SharePoint-Beratung ist ein Einstieg für die Planung von Kanälen, Dokumenten und Zuständigkeiten. Beschreibe die Ausgangslage über das Kontaktformular. Übermittle keine Passwörter oder sensiblen Projektunterlagen. Umfang und Termin werden gesondert abgestimmt.
